Assistante du Président de la Commission Médicale d'Etablissement (H/F)

Assistante du Président de la CME
Le CH Gérard Marchant de Toulouse recrute un(e) assistant(e) du président de la Commission Médicale d'Etablissement à temps partiel (50%).
Missions :
L'assistante organise le traitement et la circulation de l'information, des documents dans les domaines d'intervention du Président de la commission médicale d'établissement (CME) :
- Préparation et organisation de la CME, prise de note et rédaction des comptes rendus de la CME, de la COPS et du Comité d'Ethique, diffusion des comptes rendus ; suivi des dossiers pour le Président de la CME et du Vice-Président.

- Accueil physique et téléphonique,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda du Président de la CME et du Vice-Président,
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion, gestion des déplacements professionnels du Président et du Vice-Président,
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
- Prises de notes et rédaction de comptes rendus, préparation et suivi de dossiers,
- Elaboration en lien avec le service des affaires médicales : du tableau des Gardes et Astreintes des psychiatres du CHGM et des courriers administratifs.
- Reproduction des documents et gestion des fournitures du service et matériels de bureau.

Compétences et qualités requises :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics,
- Définir la gestion documentaire et modalités d'archivage,
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de RDV, de visites,
- Gestion des priorités et des urgences,
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures,
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports relatifs à son domaine de compétence,
- S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes,
- Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau,
- Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication (TIC).
- Sens de la communication, de l'organisation et du travail d'équipe
- Discrétion

Connaissances requises :
- Accueil téléphonique
- Maîtrise du Pack Office
- Classement et archivage
- Droit hospitalier, statuts des Praticiens Hospitaliers
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement.

Modalités de recrutement :

- Poste vacant à pourvoir au 01/10/2023
- CDD de 3 mois
- Horaires de travail : du lundi au vendredi (matinées)
- Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière : 869? net (1082? brut) en début de carrière

Horaires : 18H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes - Souhaité
• Définir la gestion documentaire - Souhaité
• Elaborer, adapter et optimiser le planning - Souhaité
• Gestion des priorités et des urgences - Souhaité
• Identifier les informations communicables à autrui - Souhaité
• Organiser et classer des données, des informations - Souhaité
• Rédiger et mettre en forme des notes - Souhaité
• S'exprimer en face à face - Souhaité
• Travailler en équipe pluridisciplinaire, en réseau - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Rémunération Mensuel de 1082,00 Euros sur 12 mois