Assistante de gestion (H/F)

L'ARIÉDA OCCITANIE accompagne les enfants et adultes sourds depuis 1982.
L'AGEFIPH a confié à l'ARIEDA OCCITANIE, auprès des adultes sourds et des partenaires de l'emploi des personnes handicapées, et dans le cadre d un projet professionnel et/ou de formation, les missions suivantes :
Pré-diagnostic, Bilan complémentaire, Appui expert sur le projet professionnel, Appui expert à la réalisation du projet professionnel, Appui expert pour prévenir et/ou résoudre les situations de rupture.

Le Pôle adultes Occitanie Ouest délivre des prestations destinées à soutenir l'accompagnement vers et dans l'emploi, la formation professionnelle ou l'adaptation au poste de travail des personnes adultes sourdes de la Région Occitanie.

Le (la) secrétaire administrative sera chargé (e) de :
- Accueil téléphonique (portable et standard) : réceptionne et traite les demandes diverses.
- Lien partenaires/sous-traitants
- Gestion de la boite mail du service
- Relève et traitement-archivage du courrier
- Relai administratif sur l'organisation du service (mise à jour de planning équipe - réunions - formation )
- Restitutions administratives types ILS
- Relais des restitutions sous-traitants (sur la forme) puis relai PR sur le fond et validation pour envoi.
- Création à réception des PAS des dossiers usagers et gestion des dossiers
- Gestion des demandes de prêt de matériel relais à la personnes référente plateforme.
- Gestion des factures des sous-traitants (vérification et transmission après validation/ P3D)
- Gestion des factures diverses reçues sur le service vers le siège/classement dans les dossiers.
- Planification et information des interventions sous-traitants et ILS
- Gestion du P3D - affectation des heures aux PAS - régularisation
- Information de l'annulation des interventions si absence d'un professionnel
- Lien réservation salle visio.
- Traçabilité de l'activité : réception PAS (cf procédure) mise à jour des outils au fil de l'eau (TDB - extranet - P3D)
- Requêtes diverses pour suivre l'activité (TDB pour réunion suivi) suivi des délais du cahier des charges (restitutions)
- Traçabilité de l'activité des sous-traitants pour le suivi
- Requêtes, saisies et déclaration extranet de l'activité.
- Recherche de fournisseurs en direct sur Toulouse avec service de livraison.
- Lien entre le service et l'OF pour la planification/la mise à jour si changement si absence d'un intervenant
- Suivi trimestriel des heures par projets de formation /reporting dans les outils de suivis

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1760,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois