Assistante de direction (H/F)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction des Systèmes d'Information (DSI) définit et met en ?uvre la politique de l'Université en matière de Systèmes d'information, en phase avec la stratégie de l'Université et en appui des directions métiers et de l'ensemble des équipes opérationnelles. Elle met à disposition de tous les moyens informatiques d'intérêt général permettant de développer la recherche, l'enseignement et d'accroître l'efficacité de la gestion de l'Université.

Le poste est rattaché à l'équipe de direction de la DSI.

Missions principales de l'agent.e :
-Gérer les agendas de l'équipe de direction de la DSI, contrôler les échéances
-Organiser des réunions avec des représentants de toutes directions et services internes et des interlocuteurs externes
-Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus
-Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction et des réunions, séminaires ou manifestations organisées par la direction
-Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons, hors manutention
-Instruire les dossiers d'engagement et de commande en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière
-Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la DSI en appliquant les procédures dédiées
-Organiser la documentation numérique et papier de la direction, hors documentation technique
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la direction, hors demandes de support informatique
-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord relatifs à la gestion
-Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
-Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Connaissance, savoir :
-Bonne maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation) et d'au moins un outil de visioconférence tel que Teams ou Zoom
-Connaissance des actes de gestion financière dans un établissement public
-Connaissance du code des marchés publics

Savoir-faire :
-Maîtrise de la communication écrite et orale

Savoir-être :
-Sens de l'organisation
-Discrétion et sens de la confidentialité
-Rigueur
-Aptitude au dialogue et à l'écoute
-Dynamisme

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe recherche et innovation, et s'exprime en sciences fondamentales et appliquées pour répondre aux enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université est au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle, et propose aussi des formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris, l'Université bénéficie d'une position géographique favorisant sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques.

Horaires : 36H05 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois