Assistante de direction - Faculté des sciences d'Orsay (H/F)

Mission du service :
Au sein de la Faculté des Sciences d'Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l'organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des acteurs dédiés aux formations de l'Université Paris-Saclay (Licences de l'Université ou de l'Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).
Au sein du pôle d'assistants de direction, l'agent travaille directement avec la Direction Administrative et la Direction enseignante. Il.elle prend en charge les activités liées à la pédagogie.

Missions principales de l'agent :
Assistance à la Direction de la Division des Formations-pôle Pédagogie
Préparation de la commission de la pédagogie
Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années
Organisation de manifestations orientées « Partage - pédagogie », interface entre les différents acteurs : services internes, services centraux, Rectorat, lycées
Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyse future
Gestion de l'instruction des dossiers en section disciplinaire (usagers)

Gestion de dossiers techniques
Communication/diffusion
Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur et mails, Excel)
Mise à jour des différents sites
Rédaction des messages destinés à l'affichage dynamique sur écran
Aide à la conception visuelle de documents
Correspondant administratif pour l'évaluation des enseignements
Création des questionnaires, gestion de leur diffusion et relance
En conformité avec les directives du COPIL de l'Université et en concertation avec le chargé de mission, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement, la synthèse et la communication des résultats

Secrétariat polyvalent :
Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), calendriers partagés
Accueillir et informer les personnels et les usagers
Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
Assurer le classement et l'archivage

Véritable interface des différents interlocuteurs internes et externes, l'agent.e participe à l'organisation des manifestations organisées par la Division et au fonctionnement des différents services (semaine de rentrée, journées portes ouvertes, concours).
Connaissance, savoir :
Connaitre l'organisation générale des formations de l'Enseignement Supérieur
Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
Langue anglaise A1 à A2

Savoir-faire
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique: informer, rendre compte, proposer et répondre aux demandes
Respecter les dispositifs et procédures
Planifier, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion
Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux)

Savoir-être
Travailler en équipe
Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation
Attrait pour des fonctions polyvalentes
Discrétion, réserve, ponctualité
Avoir le sens du relationnel et de l'accueil

Conditions particulières d'exercice
L'organisation du travail tient compte des nécessités liées aux besoins des enseignements et des périodes de congés collectives.
Télétravail possible sous conditions (1 jour la 1ère année)

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2400,00 Euros sur 12 mois