Assistante / Assistant de Direction (H/F)

Suite au départ de l'une de nos collaboratrices, un poste d'Assistant-e de Direction à durée indéterminée est à pourvoir au sein de l'Assistanat de Direction.

Rattaché-e à la Responsable de l'Assistanat de Direction, l'Assistant-e de Direction facilite la réalisation des missions et activités de la Direction et notamment du Sous-Directeur en charge des Ressources Humaines.

L'Assistant-e de Direction est amené-e à réaliser les activités suivantes :

Tâches socles (menées par l'ensemble du service) :

- Gestion des messageries communes (BP Direction et Présidence)
- Prise en charge des appels téléphoniques et courriers liés à l'activité du service
- Elaboration du planning des permanences
- Consultation quotidienne des articles de presse relatifs à la CAF du Bas-Rhin
- Commande de fournitures selon les besoins du service
- Gestion des réunions de la Présidente du Conseil d'Administration
- Organisation des instances du Bureau et du Conseil d'Administration et rédaction des procès-verbaux
- Prise en charge d'autres missions ponctuelles
- Interface avec les interlocuteurs internes et externes de la Direction

Missions liées au Sous-Directeur :

- Gestion de l'agenda
- Organisation et gestion des rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements
- Mise en forme et élaboration des courriers/documents
- Planification des Instances Représentatives du Personnel (IRP) et élaboration des ordres du jour : CSE (Comité Social et Economique), CSSCT (Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail), NAO (Négociations Annuelles Obligatoires)
- Organisation de différentes manifestations/activités (webinaires à destination des managers, séances de sophrologie )

Gestion administrative (en lien avec les ressources humaines et le service financier) :

- Gestion des demandes de remboursement de frais de déplacement des administrateurs
- Gestion d'une partie des demandes de remboursement de frais de déplacement des agents

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Bureautique - Exigé
• Discrétion - Exigé
• Polyvalence - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1919,00 Euros à 1919,04 Euros sur 12 mois