Assistant.e Polyvalent.e (F/H) (H/F)

L'ESSEC est un établissement d'enseignement supérieur spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d'entreprises. Réparti sur 4 campus : Cergy, La Défense, Singapour et Rabat, il accueille 4650 étudiants en formation initiale et 5000 managers en formation permanente par an.

Missions

Rattaché(e) à la Responsable des Opérations du Décanat , vos principales missions seront de gérer l'organisation administrative, opérationnelle et logistique des activités pédagogiques et opérationnelles des activités du Décanat.

A ce titre,

Vous êtes en charge de la gestion administrative des activités :

- Assistanat classique (courrier, tenue d'agenda )
- Organisation de réunions, séminaires, événements, voyages
- Suivi de dossiers spécifiques (monitorat, recrutement de nouveaux professeurs )
- Tenue et suivi du budget
- Gestion des demandes d'achat sur notre logiciel (Adage)
- Suivi des étudiants-moniteurs : aide au recrutement, suivi déclaration et paiement
- Mise à jour des outils de communication : site Internet, réseaux sociaux, brochures, vidéos
- Support administratif des professeurs dans leurs activités de recherche
- Relais entre les étudiants, les partenaires, le ou les professeurs, et les programmes

Vous gérez les aspects opérationnels et logistiques des activités pédagogiques :

- Suivi du ou des professeur(s) et des intervenants : contacts avec les intervenants, support et suivi de l'élaboration des plannings annuels et trimestriels, suivi et saisie des heures de cours, suivi de leurs activités pédagogiques et de recherche, suivi des contrats en lien avec les services supports
- Organisation logistique des cours et des examens
- Préparation et suivi des cours dispensés : mise en ligne des plans de cours et supports, commande de livres ou de cas pour les travaux, impression si nécessaire
- Mise à jour des Syllabi en ligne
- Suivi et saisie de notes et des questions des étudiants en relation avec les cours gérés
- Gestion des moniteurs
- Préparation et mise à jour du Guide des études et du Catalogue des cours
- Suivi de recrutement, de promotion d'étudiants
Profil
De formation supérieure (Bac+2), vous bénéficiez d'une première expérience significative dans des fonctions similaires et dans un environnement exigeant.

Connaissances techniques :
- Vous justifiez d'une très bonne maîtrise des outils digitaux (Zoom, Google) et particulièrement du Pack Office
- Vous avez un niveau courant en anglais (niveau B2 minimum selon le cadre européen de référence)
Vos qualités :
- Dynamisme, polyvalence et réactivité
- Aisance relationnelle
- Autonomie, sens de l'organisation et rigueur indispensables
- Esprit d'équipe
- Vous faites preuve de discrétion et respectez la confidentialité

Conformément à la politique d'embauche de l'AGE favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.



Les personnes intéressées sont invitées à transmettre CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : dev-rh@essec.edu


Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par l'ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective - Souhaité
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs - Souhaité
• Repérer des dégradations ou incidents - Souhaité
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures  - Souhaité

Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois