Assistant.e Formation (Saint Nazaire) (H/F)

La CCI Mayenne est l'interlocutrice privilégiée de 10 000 entreprises de l'industrie, du commerce et des services. De la création à la transmission, nous les accompagnons à chaque étape de leur développement. Nous formons leurs collaborateurs actuels et futurs dans nos deux établissements de formation : l' Ecole de Commerce et de Management de la Mayenne et l'Institut d'Informatique Appliquée. Nous accueillons des apprentis (informatique, management, commerce, vente) et des étudiants.

La Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) de la Mayenne est l'interlocutrice privilégiée de plus de 14 500 entreprises de l'industrie, du commerce et des services. De la création à la transmission, nous les accompagnons à chaque étape de leur développement. Nous formons leurs collaborateurs actuels et futurs dans nos trois établissements de formation : le CAMPUS (à Changé) et l'Institut d'Informatique Appliquée (à Saint-Berthevin et à Saint-Nazaire).

La CCI de la Mayenne accueille plus de 600 apprentis et étudiants au sein de son CFA, près de 600 stagiaires en formation continue dans les domaines de l'informatique, du commerce, de la vente et du management et des étudiants dans ses écoles.

Nous sommes fiers d'être labellisés Lucie, label qui témoigne de notre engagement en matière de responsabilité sociétale.

VOS MISSIONS

Au sein de l'Institut d'Informatique Appliquée de Saint-Nazaire, et sous l'autorité de la Responsable d'Etablissement (basée à Laval), vous assurerez l'appui administratif et commercial des actions menées auprès des clients identifiés, et ainsi contribuerez à la réussite des formations ainsi qu'à l'optimisation de la commercialisation des prestations.

Vous rejoignez l'équipe de l'IIA de Saint-Nazaire composée actuellement de 2 personnes. Vos missions consisteront notamment à :

Accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, conseiller et répondre aux besoins des clients
- Réaliser la gestion du courrier (collecte, distribution), des tâches administratives simples (classement, saisie informatique)

Administratif (suivi des clients, apprenants et intervenants) :
- Enregistrer et suivre les contrats d'apprentissage, de professionnalisation, des étudiants (saisie et envoi des conventions accompagnées des plannings et des programmes)
- Facturer des prestations CCI Formation
- Gérer les interfaces avec les acteurs internes et externes concernés (OPCOs, entreprises, parents, Conseil Régional, Mission Locale, fournisseurs, partenaires )
- Participer à la conception et au suivi des livrets d'apprentissage et de formation
- Planifier et organiser les conseils de classes, examens / CCF et des jurys
- Participer aux inscriptions et recrutements des candidats via Parcours Sup, AFFLENET, Ypareo
- Organiser les surveillances
- Suivre les inscriptions et épreuves d'examens, les attestations, les conventions de formation professionnelle et de stage, les enquêtes et l'insertion professionnelle
- Participer à la gestion de la vie scolaire
- Planifier sous YPAREO les groupes classes avec adaptation des ressources
- Gérer et suivre les dossiers des intervenants : Recueil des pièces constitutives du dossier individuel, gestion des demandes d'autorisation d'enseigner, mise en ?uvre des contrats des formateurs - suivi des heures dispensées par les formateurs et interface avec la DRH pour le paiement mensuel des prestations pédagogiques réalisées...
- Vérifier les factures des fournisseurs, formateurs honoraires, vacataires ou en portage salarial
- Participer aux réunions pédagogiques dans le respect des procédures internes
- Suivre les intervenants : feuilles d'émargement, contrats, règlements, relais en l'absence du responsable pédagogique

Poste à temps partiel, tous les jours sauf mercredi, 8h30/12h30 14h/17h

VOTRE PROFIL

Idéalement, vous possédez un diplôme de niveau Bac et avez une première expérience dans le secteur des services, de l'assistanat d'entreprise, de l'accueil.
Vous êtes autonome, organisé.e et doté.e de très bonnes capacités rédactionnelles, du sens du service client interne et externe,
Vous savez vous adapter et vos compétences relationnelles pour gérer des situations diversifiées, sont reconnues. Vous faites preuve d'initiatives.
Vous êtes à l'aise pour travailler à distance en équipe. Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (YPAREO).

Horaires : 30H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Salaire à négocie