Assistant.e du/de la DGS et de la DGSA - F/H (H/F)

Intitulé du poste : Assistant.e du/de la DGS et de la DGSA - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Référence à prendre en compte dans le référentiel des Emplois-Types - REFERENS III :
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : administration et pilotage
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative / Code emploi-type : J4C42
Correspondance statutaire : Technicien.ne filière ITRF ou SAENES filière administrative
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) - Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction Générale des Services
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directeur.trice Général.e des Services
Rattachement fonctionnel : Directrice Générale des Services Adjointe

Missions principales
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Rédiger des notes de service
- Traiter le courrier, la messagerie fonctionnelle de la DGS et rédiger des courriers/courriels
- Assurer le suivi d'affaires réservées
- Participer à la gestion administrative, financière de la DGS en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (extérieurs, usagers)
- Gérer le(s) agenda(s) de la / le DGS et de la DGSA et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
- Prendre en charge des aspects logistiques de la DGS (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur )

Missions FSD
- Tenir à jour le tableau de bord et assurer le suivi des avis FSD des mobilités étudiantes et des départs en missions à l'étranger
- Assurer le suivi des dossiers réservés

Horaires : 36H15 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1926,00 Euros sur 12 mois