Assistant.e de gestion (H/F)

La Fondation Frédéric Gaillanne est la 1ère école d'éducation de chiens guides en Europe exclusivement destinée aux enfants aveugles et malvoyants âgés de 12 à 18 ans. Située à l'Isle sur la Sorgue dans le Vaucluse, la Fondation Frédéric Gaillanne est reconnue d'utilité publique, accréditée par la Fédération Internationale de Chiens Guides (IGDF), labellisée et affiliée à la Fédération Française des Associations des Chiens Guides d'Aveugles.

La Fondation Frédéric Gaillanne a pour but d'offrir à des jeunes mineurs aveugles et malvoyants des chiens guides pour leur donner accès à toutes les dimensions de l'expérience humaine, de permettre à chacun de développer son autonomie, de mettre en évidence les valeurs de chaque individu.

La Fondation est dirigée par deux co-Directrices.

Dans le cadre du renfort de notre équipe administrative, nous recherchons un.e assistant.e de gestion en charge d'assurer la gestion comptable et administrative de la structure.

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice Administration et Finances, vous êtes intégré.e au sein de notre équipe finance.

Pour ce faire, vos missions principales sont les suivantes :

COMPTABILITE
- Préparation mensuelle des documents pour la saisie comptable réalisée par le cabine externe pour l'entité siège et ses délégations locales en lien avec la Présidence, DG, DAF, les salariés, le cabinet comptable et les délégations bénévoles : récupération des documents, contrôle, répartition comptable et analytique de dépenses et ressources
- Contrôle de la saisie comptable mensuelle entité siège et délégations bénévoles
- Préparation des clôtures comptables, écritures d'inventaire (FNP, produits à recevoir, stocks etc) recherche de pièces
- Réunions comptables avec la DAF, le trésorier, l'expert comptable, le Cac etc
- Préparation des factures / des remises de chèques

ADMINISTRATIF
- Vérification du processus de validation des factures pour règlement : Récupération et contrôle des devis, contrôle des factures en fonction des devis, contrôle des NDF / Réalisation des règlements
- Gestion d'un panel de prestataires : suivi des contrats, factures, prestations réalisées
- Classement et archivages, rédaction de courriers divers
- Gestion administrative flotte de véhicules : carte grise, assurance, déclaration de sinistre, carte total, négociation assureur
- Renforcer l'équipe administrative ponctuellement : standard téléphonique, accueil physique, édition de reçus fiscaux

GESTION
- Préparation de tableaux de bord, reporting,
- Suivi de centres de couts, analyses
- Participation à la préparation des budgets
- Gestion de la caisse
- Assurer avec la DAF la gestion de dossiers ponctuels complexes (ex : déploiement informatique, projet de construction, dossiers de subventions etc)

Comme l'ensemble de l'équipe, vous supervisez ponctuellement les enfants (12 à 18 ans) pendant les classes.

De formation en comptabilité ou gestion, Bac +2/3 vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans en PME.

Vous êtes à l'aise avec Word et maîtrisez Excel.

Doté.e de réelles capacités au travail en équipe, vous êtes organisé.e et appréciez le travail polyvalent.

Ce poste est proposé en CDI de 35h hebdomadaires basé à l'Isle sur la Sorgue (84) à pourvoir au plus tôt. Statut employé.

Nous vous invitons à suivre le processus afin de candidater et de ne pas vous présenter directement à la Fondation.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 26000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois