Assistant.e de gestion administrative / chargé.e d'accueil (H/F)

Il s'agit d'un **contrat d'apprentissage **

Dans le cadre de votre formation vous serez amené.e à travailler en équipe autour des missions clés du CoDES de Vaucluse, sous la responsabilité du Directeur et de l'Assistante de Direction.

Missions

-L'accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics sollicitant le Codes dans un esprit d'ouverture et d'écoute des besoins, avec un souci d'orientation vers les différentes compétences des membres de l'équipe, et vers les différentes structures de prévention du département.
- Responsabilité du traitement et de la transmission des messages téléphoniques
- Responsabilité de la circulation du courrier internet
- L'organisation administrative et les tâches de secrétariat
- Assurer le classement et l'organisation des dossiers administratifs
- Assurer la frappe et la mise en forme de documents
- Le suivi administratif de formations et de colloques
-Participer à la mise en place de formation et de colloques (inscrire les participants, transmettre les convocations, établir les attestations, gérer l'aspect organisationnel (commande de repas, réservation de salles...)
- Gestion et suivi du pôle formation
- Gestion de la formation en étroite collaboration avec l'Assistante de direction et la Coordinatrice de Pôle (inscription des formé.e.s, suivi des parcours de formation, évaluation, organisation des sessions, recueil des besoins, démarche commerciale,...)


Qualifications

- Intérêt pour le champ de l'éducation à la santé (souhaité)
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Power point...)
- Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire
- Sens de l'accueil et du contact (écoute, patience, discrétion)
- Souci de service rendu au public
- Disponibilité Maîtrise de soi
- Capacité à actualiser ses connaissances
- Savoir travailler en équipe
- Capacité d'organisation Autonomie
- Dynamisme
- Présentation soignée
- Rigueur et capacité à rendre compte et prendre des initiatives

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Horaire de 11,52 Euros en % SMIC selon Barème âge