Assistant.e de direction en agence d'architecture (H/F)

L'agence CAPO Architectes, basée à Ajaccio, recherche un assistant de direction H/F pour intégrer son équipe.
Profil recherché : vous êtes dynamique, rigoureux(se) avec un bon sens de l'organisation, de la motivation, une bonne autonomie et avec respect de la confidentialité et discrétion. Bonne maîtrise du français écrit et oral et connaissance du pack Office et particulièrement Excel. Des connaissances en comptabilité ou une aisance avec les chiffres sont fortement appréciées. Une expérience professionnelle en agence, bureau d'études, maîtrise d'ouvrage ou entreprise du bâtiment est un plus.
Vos missions :
Secrétariat courant : standard téléphonique, accueil des visiteurs, courriers, traitement de mails, fournitures de fonctionnement, le personnel (prise des rendez-vous médicaux à la médecine du travail, gestion des formations ) classement des dossiers papier et dématérialisés, archivage, tenue à jour des documents internes...
Secrétariat commercial et technique : gestion des appels d'offres (veille sur les plateformes et pré-analyse des dossiers, montage des équipes et des dossiers, suivi et dépôt des candidatures et des offres, mise à jour des références de l'agence), établissement et suivi de la facturation clients et relances, frappe documents administratifs et techniques : CCTP, actes d'engagement, contrats architecte, propositions d'honoraires, compte-rendus de chantier
- CDD de 6 mois contrat évolutif
- Salaire à négocier selon expérience
- 35h ou 39h/semaine

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1747,20 Euros Salaire Selon profil et expérience