ASSISTANT.E DE DIRECTION - CHARGÉ.E DE LA VIE ASSOCIATIVE F/H (H/F)

Créée il y a plus de 50 ans, France terre d'asile est une association de promotion des droits humains et de prise en charge des personnes en besoin de protection : demandeurs d'asile, réfugiés, mineurs isolés étrangers. Au quotidien, l'association accueille, informe, héberge et accompagne ces personnes dans leurs démarches administratives, sociales et d'insertion.

Association majeure sur le secteur de l'asile, elle est présente dans 11 régions et 60 villes, à travers le pilotage de plus de 130 structures, établissements, dispositifs et plates-formes, qui ont accompagné plus de 90 000 personnes en 2022.

Contexte

Les supports de l'association sont basés au Siège social et viennent en appui aux Directions métiers. Ils se déclinent en services qui apportent chacun leur expertise : la Direction des Ressources Humaines, la Direction Administrative et Financière et la Direction Plaidoyer, International et Vie Associative. Le Centre de Formation (situé non loin du Siège Social) complète ces services supports en apportant aux professionnels du secteur les formations leur permettant de se former aux évolutions de leurs métiers.

Vos missions

Sous la responsabilité de la Directrice générale et de la Directrice Plaidoyer, international et vie associative, et en étroite collaboration avec la chargée de mission de la DG, l'assistant.e de direction remplie les missions principales suivantes :

- Gestion de l'agenda, et organisation des rendez-vous et déplacements de la Directrice Générale (DG) ;
- Mise à jour de la liste des contacts de la DG ;
- Gestion de la correspondance de la DG et de la Présidente (diffusion, classement, rédaction occasionnelle) ;
- Organisation des réunions des instances (AG, CA, bureaux) et des réunion des responsables d'établissements et services de l'association ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions de la DG ;
- Rédaction de comptes rendus et procès-verbaux de réunions ;
- Gérer les notes de frais de la DG ;
- Enregistrement et suivi des adhésions et des dons ;
- Soutien ponctuel aux autres tâches du service en fonctions des besoins.

Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres missions en lien avec le poste pourront vous être confiées.

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2304,00 Euros sur 12 mois