Assistant.e d'information et d'orientation (OSE) (H/F)

Forte de ses 2500 enseignants, enseignants-chercheurs, personnels administratifs, ingénieurs, bibliothécaires et techniciens, l'Université de Franche-Comté (UFC) accueille 23700 étudiants cette année et près de 6000 étudiants et stagiaires étrangers sur ses 5 sites universitaires de Besançon, Belfort, Montbéliard, Vesoul et Lons-le-Saunier. l'UFC est, aux côtés de la Région, des collectivités locales et du monde socio-économique, un véritable acteur territorial, créateur de richesse.

L'assistant.e d'information et d'orientation aura en charge les missions suivantes :

Mission 1 : Administration
Gestion des tâches administratives de l'ensemble des affaires courantes liées à l'activité globale du service :
- Traiter le courrier, les appels téléphoniques et les mails
- Réaliser la frappe de courrier, de bordereaux ou tout autre document administratif
- Assurer l'organisation des réunions pour l'ensemble des évènements du service (réservation, mise en place, déroulé, émargement, compte-rendu)
- Gérer administrativement l'ensemble des déplacements des agents du service
- Demander les devis et établir les bons de commandes
- Suivre les dépenses et le budget global du service (en lien avec le relai financier OSE)
- Gérer les inscriptions des différents ateliers (inscription, administration et suivi)
- Contribuer à l'élaboration du rapport d'activité du service (les statistiques du service : fréquentation du service, entretiens personnalisés...)
- Gestion du véhicule de service (entretien, révision...)
- Mise à jour des listes de diffusion et des annuaires
- Référent service pour la MDE (photocopieur, locaux, évènements...)
- Veiller à la bonne logistique du service (imprimante service, fournitures, matériel...)
- Suivi des inscriptions aux différents ateliers TRE

Mission 2 : Information et Orientation
Premier conseil auprès du public :
- Gérer l'espace d'accueil
- Accueillir le public
- Identifier leurs besoins pour leur apporter une première solution adaptée (prise de RDV, ateliers, salle de documentation, ressources...)
- Informer et conseiller les publics physiquement, au téléphone et par mail
- Travailler en collaboration avec les PsyEN et les CIP (gestion de planning, rdv...)
- Recueillir et gérer les statistiques des PsyEN et CIP (fréquentation du service, entretiens personnalisés, ateliers...)
- Se tenir informer des changements/nouveautés liés à l'orientation et à l'insertion professionnelle

Mission 3 : Évènements d'information et d'orientation
- logistique
- participation aux évènements selon besoins du service


Compétences nécessaires :
- autonomie de travail - détenir une bonne connaissance des techniques écrites et orales - savoir rédiger, synthétiser, s'exprimer - maîtriser les techniques en informatique, bureautique - gestion du temps - détenir une bonne connaissance du schéma des études supérieures, des parcours et filières.

Qualités requises :
- écoute - discernement - sens du contact - bonne capacité d'intégration au sein d'une équipe - étroite collaboration - adaptation au changement - dynamisme - partage des connaissances - sens de l'organisation - prises de responsabilités - conscience professionnelle - savoir rendre compte

Horaires : 17H30 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 873,60 Euros sur 12 mois