Assistant.e aux Services techniques (H/F)

Sous l'autorité du directeur général des services, en partenariat avec les services bâtiments, voirie, eau & assainissement, vous assurez le suivi administratif des dossiers des services techniques.
Prise de poste au 1er octobre 2023.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Missions administratives :
- Suivi des contrats de maintenance en lien avec les différents référents (planification des interventions )
- Mise en place d'un tableau de bord puis suivi des pannes, incidents et interventions sur les équipements communautaires
- Établissement et suivi des DICT, demandes de branchements, demandes de travaux (DT),
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Organisation et planification de réunions, participation aux rendez-vous et réunions selon l'objet, à la demande du directeur général des services et rédaction des comptes rendus
- Organisation du classement et archivage des dossiers
- Préparation et suivi du planning des astreintes et transmission des informations au service RH pour l'élaboration de la paie

Missions comptables :
- Suivi des devis, bons de commandes, validation des factures puis transmission au service Finances
- Déclarations et suivi des sinistres en lien avec les différents référents

Missions marchés publics :
- Établir, en lien avec les services opérationnels, les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) : RC, CCAP, CCTP...
- Piloter la publication et la dématérialisation des marchés,
- Gérer les étapes de l'attribution des marchés, et ce, conformément aux règles internes et aux dispositions du Code de la Commande Publique (notifications, avis d'attributions..)
- Assurer le suivi de la mise en place du marché et de l'exécution de la prestation,

PROFIL :
- Niveau bac à bac +2 assistant manager ou dans les techniques d'assistant de direction
- Expérience en secrétariat bâtiment indispensable (1 an minimum exigé)
- Sens du service public
- Polyvalence, sait faire le lien entre les services
- Qualités d'accueil et d'écoute
- Sens de l'organisation et rigueur
- Capacité d'adaptation aux urgences et imprévus
- Qualités relationnelles et d'écoute au service de l'équipe
- Autonomie, réactivité et initiative.

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Horaires de 9h à 17h du lundi au vendredi
- Travail en bureau / Déplacements ponctuels
- Respect impératif des obligations de discrétion et confidentialité
- Polyvalence en fonction des nécessités de service, à la demande du directeur général des services

RÉMUNÉRATION :
- Recrutement sous conditions statutaires, traitement indiciaire et primes liées à l'emploi, CNAS, participation prévoyance
- Vous effectuez 37.5 heures / semaine (pour 35h annualisé) soit 15 RTT / an

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Imprimer des documents techniques - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Lancer et gérer un appel d'offres - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Bonne maîtrise rédactionnelle - Souhaité
• Compétences en matière de lecture de plans - Souhaité
• Compétences en matière de marchés publics - Souhaité
• Maîtrise des outils bureautiques - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros sur 12 mois