Assistant.e adminstratif/ive et de direction

L'Édition et la Régie Publicitaire, compagnes privilégiées d'une communication justement ciblée, exigent de la vitalité et de la vigilance, des choix aussi.

Le Groupe BUCEREP, fondé en 1971, et affermi dans son savoir-faire, conçoit ses produits éditoriaux dans les attentes les plus exigeantes de ses commanditaires, puis les réalise avec une exacte précaution, enfin, les dote de propriétés et d originalités qui les caractérisent et les identifient.

Le Groupe BUCEREP, fondé en 1971, est une société spécialisée dans la communication, l'édition et la régie publicitaire pour le compte d'institutions, de collectivités et d'organismes publics ou parapublics.Le siège social et la Direction Générale du Groupe BUCEREP sont basés à Toulouse. Le Groupe, qui compte 27 salariés dont 20 au siège social, déploie son activité sur l'ensemble de l'hexagone et dans les départements d'outre-mer (Mayotte, Réunion, Martinique, Guyane).
BUCEREP compte plusieurs centaines de commanditaires institutionnels et plus de 4.000 clients privés par an.

Présentation du poste :
Suite à un départ à la retraite, le Groupe BUCEREP recrute sa nouvelle assistante administrative et secrétaire de direction.
Le poste sera à la fois orienté sur le suivi administratif habituel de l'activité mais aussi sur des missions d'assistance de la Direction Générale du Groupe.

Suite à un départ à la retraite, le Groupe BUCEREP recrute son/sa nouvel.le assistant.e administratif/ administrative et secrétaire de direction.
Le poste sera à la fois orienté sur le suivi administratif habituel de l'activité mais aussi sur des missions d'assistance de la Direction Générale du Groupe.
Principales missions confiées :
1) Secrétariat courant

- Assister, organiser, suivre, coordonner et optimiser les missions quotidiennes ;
- Accueil téléphonique et physique ;
- Traitement quotidien du courrier et répartition entre les services concernés ;
- Relevé des différentes boîtes mails du secrétariat général de l'entreprise ;
- Courrier : prise sous dictée ou rédaction autonome, contrôle et relecture, envoi ;
- Gestion et suivi des actions de la Direction, tenue du calendrier des rendez-vous, réunions et échéances de la Direction ;
- Organisation et contrôle des dossiers administratifs en coordination avec les autres services;
- Numérisation des documents commerciaux et administratifs ;
- Interface entre la Direction Générale et les collaborateurs internes et externes ;
- Mise à jour des documents commerciaux, collecte et gestion des données et informations.

2) Suivi administratif de l'activité

- Gestion des contrats (Réception, vérification et saisie des contrats par le biais du logiciel spécifique de gestion interne en relation avec les services comptables) ;
- Suivi des projets et marchés en cours et de la facturation des grands comptes.

Compétences requises
- maîtrise parfaite du pack office
- bonne expression écrite et orale souhaitée

Mots clés : autonomie, rigueur, méthodologie, dynamisme, polyvalence, réactivité, efficacité.

Profil: Bac + 2 minimum avec formation dans l'administratif.
Expérience qualifiante dans le domaine d'au moins 5 ans.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Rémunération selon profil professionnel