Assistant.e administratif.ve de la formation continue (H/F)

Placé.e sous l'autorité de la Direction du développement et de la formation continue et de
la coordinatrice du pôle administratif, l'assistant.e organise, suit et gère les aspects
administratifs et logistiques des formations continues et des actions de formation en lien
avec le formateur-responsable de projet d'un cursus ou de la Direction du développement
et de la formation continue :
- Assister administrativement l'organisation et le suivi des formations continues
et des actions de formations continues dispensées par l'EFPP (calendrier, devis,
contrat de prestations, convention de formation, émission et suivi des
attestations de présence et feuilles d'émargements, informations en direction
des candidats, organisation des entretiens d'admission pour les candidats,
constitution des dossiers et suivi des contrats d'usage des intervenants
occasionnels, lien administratif avec les partenaires).
- Suivre et saisir la programmation des cours et actions de formation, les
plannings, la réservation des espaces adaptés, l'utilisation du matériel pour les
formations réalisées sur site.
- Emettre et suivre la facturation des formations dispensées.
Mission en cours de mise en place.
- Veiller à la bonne utilisation des outils mis en place (Pamplemousse, Moodle,
documents partagés, ) en lien avec la direction FC et le responsable
numérique.
- Rendre compte de ses actions à sa hiérarchie et lors des temps collectifs
(réunion de l'équipe pédagogique, réunion administrative, réunion
institutionnelle, ).
- Aider à la constitution du bilan annuel pédagogique et financier de la formation
continue, des appels d'offre, agrément et renouvellement d'agrément, rapport
d'activité annuel.
- Rédiger des comptes rendus de réunion.
- Être force de proposition dans l'utilisation ou la création d'outils.

Profil :
- Formation Bac +2 minimum
- 1ere expérience réussie
- 5 ans minimum en assistanat
Le poste est à pourvoir dès que possible.
Salaire selon CCNT 1966, grille technicien supérieur et reprise d'ancienneté selon les modalités
de la CCNT 66.
Remboursement abonnement transport à 50%, part mutuelle à charge du salarié : 40%, chèque
déjeuner de 9? dont 4? à charge du salarié.

Horaires : 37H50 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Salaire CCNT 1966