ASSISTANT.E ADMINISTRATIF & OFFICE MANAGER (H/F)

Nous cherchons pour notre petite équipe de 8 personnes un.e Assistant.e administratif & office manager qui aura en charge la gestion opérationnelle des locaux, la gestion administrative et organisationnelle quotidienne et qui viendra ponctuellement assister notre chef de projet, notamment en testant les objets connectés développés.

Missions et attributions

Gestion opérationnelle des locaux / office management :
- Gérer les approvisionnements : suivi des stocks, commandes.
- Gérer les éventuels aménagement des bureaux.
- Suivre les contrats de prestation et fournisseurs.
- Gestion du courrier et des colis.
- Standard téléphonique et/ou physique.
- Permettre à toute l'équipe de travailler dans les meilleures conditions possibles en s'assurant que tout le matériel est à disposition et que les locaux sont bien tenus : passer des commander, suivre le stock (des fournitures au café), organisation et rangement etc.
- Accueillir les nouveaux salariés (mise en place de l'arrivée avec le cabinet comptable, préparation des documents d'arrivée, prise en main des outils etc.)

Gestion administrative et organisationnelle quotidienne :
- Saisie et transmission des éléments mensuels à la gestionnaire de paie.
- Saisie et transmission des éléments mensuels aux employés.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, salons, conférences téléphoniques ).
- Préparer et contrôler les documents (documentation, rapports, documents de livraison, supports de communication, notes diverses pour les réunions).

Suivi administratif de comptes clients et facturation :
- Transmission des factures de vente aux clients vérification de leur mise en paiement et pointage.
- Relance clients
- Vérification et mise en paiement des factures fournisseurs.

Communication / évènementiel :
- Gestion de la communication interne et externe (réseaux sociaux, plaquettes)
- Proposer et organiser des évènements internes.

Participation à la gestion des projets :
- Comprendre et appréhender toutes les étapes d'un montage de projet.
- Mettre en place la structure projet (outils de communications, répertoires etc) au lancement d'un projet
- Gestion des commandes projet
- Participer à la rédaction des éléments projets et aux tests de validation des fonctionnalités développées par l'équipe.

Qualités recherchées ;
- Esprit d'équipe et un bon relationnel.
- Bon sens de l'organisation.
- Autonome et proactif.ve, vous n'avez pas peur de prendre des initiatives et vous êtes force de proposition.
- Curieux.se, vous avez envie d'apprendre dans un environnement en constante évolution
Nous cherchons avant tout quelqu'un de débrouillard qui ait envie d'apprendre des choses. Dans notre petite équipe au-delà de la simple gestion administrative, vous serez potentiellement impliqué.e dans la vie des projets que nous développons en testant leur bon fonctionnement et/ou en assistant le chef de projet.
Idéalement, vous avez au moins une expérience sur un poste similaire

Conditions de travail :
- Lieu : Locaux de Piwio, 66 Bd Niels Bohr, 69100 Villeurbanne
- Travail au sein des bureaux au siège de l'entreprise.
- Déplacements ponctuels.
- Mi-temps possible.
- Avantages : tickets restaurants, mutuelle 100%, déplacement 50%, prime vélo.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1750,00 Euros à 2300,00 Euros sur 12 mois