ASSISTANT.E ADMINISTRATIF (H/F)

La direction administrative et financière regroupe le service des affaires financières et le service des affaires juridiques. Cette direction compte 22 personnes dont une assistante à la directrice. Le service des affaires juridiques et des marchés publics composé de 9 personnes a en charge le conseil et la rédaction des documents juridiques de l'établissement.

Au sein du service des affaires juridiques, sous l'autorité de la cheffe de service et de son adjoint, et en coordination avec l'assistante de la direction notamment pour assurer une permanence d'accueil physique et téléphonique.

PROFIL :
Une bonne maîtrise d'excel est demandée (pour une utilisation courante, sans besoin d'expertise dans les fonctions avancées), une capacité à rédiger des documents simples et mails, du dynamisme et de la rigueur. Des notions en marchés publics seraient idéales, mais ce n'est pas impératif. Par ailleurs, des formations sont envisageables.

MISSIONS :
Assurer le secrétariat du service :
- Gérer des parapheurs et du courrier.
- Rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers administratifs.
- Faire le suivi administratif des décisions de la Présidence et des délibérations du Conseil d'administration.
- Organiser des réunions et gérer des agendas.
- Accueillir physiquement les visiteurs de la direction.

Effectuer le suivi de la base de données juridiques qui recense l'ensemble des contrats et marchés de l'établissement :
- Attribuer des numéros de contrats.
- Renseigner la base : mise à jour des données administratives et financières, numérisation des documents.
- Assurer une mise à jour des tableaux de suivi de l'activité
- Procéder à des requêtes, extractions, émissions d'états, tableaux ou listes (projets de marchés, marchés par service, par rédacteurs, ).
Assister le pôle marchés publics :
- Assurer la mise en oeuvre administrative de la reconduction des marchés et des conventions pluriannuelles, ainsi que de la notification des marchés et des actes d'exécution (avenants aux titulaires, DC4 ).
- Savoir ouvrir des plis et rédiger des PV.
- Adresser les lettres aux candidats retenus et non retenus.
- Rédiger des lettres types en cas de plis rejetés, hors-délai,
- Renseigner téléphoniquement.
- Etablir les exemplaires uniques à la demande des titulaires de marchés.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+5 et plus ou équivalents - Exig?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération SELON EXP ET GRILLE PUBLIQUE