Assistant secrétaire au Cabinet du Préfet d'Ile-de-France/Paris (H/F)

DESCRIPTIF DE L'ENTITE :

La Préfecture de la Région d'Île-de-France, Préfecture de Paris, représente l'Etat sur le territoire francilien.

L'année 2024 sera marquée par une actualité forte à laquelle la Préfecture de Région d'Île-de-France et la Préfecture de Paris se préparent dès maintenant : les Jeux Olympiques et Para-Olympiques de Paris en 2024 !


DESCRIPTIF DE L'OFFRE :

Vous souhaitez vous investir dans une mission administrative ? Rejoignez-nous !

Au sein du secrétariat mutualisé du Préfet, assurant les fonctions de directeur de cabinet, du sous-préfet directeur adjoint de cabinet et de la sous-préfète cheffe de cabinet, vos principales missions assurées sont les suivantes :

- appels téléphoniques avec tenue de deux cahiers d'appels ;
- gestion de la base des contacts ;
- tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'IIe-de-France, préfet de Paris ;
- gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
- gestion des déplacements de la directrice de cabinet, du directeur adjoint de cabinet et du chef de cabinet, en liaison avec les chauffeurs concernés et la section garage ;
- gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
- saisie informatique (lettres, notes, tableaux...) ;
- constitution et suivi de dossiers thématiques ;
- classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier).

Spécificités du poste :

- Horaires décalés
- Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie


ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

Le cabinet est composé de quatre services :

- Le Service de la Prévention et des Urgences Sociales (SPUS) : ce service a entre autres en charge :

> Les questions des urgences sociales : l'accueil des migrants, places en hébergement, etc.
> Les affaires réservées : laïcité, contingent logements sociaux, dispositif de gestion en cas de crise, etc.

- Le Service de la Coordination des Affaires Parisiennes (SCAP) : ce service est chargé :

> De la coordination de l'action publique à Paris dans toutes ses composantes ;
> De l'organisation des élections politiques et professionnelles ;
> Du suivi des associations et fondations reconnues d'utilité publique ayant leur siège à Paris ;
> De la mise en ?uvre des réglementations économiques et des pouvoirs de police administrative spéciale relevant de la compétence du préfet de Paris pour lesquels délégation de signature n'a pas été donnée à un service déconcentré ;
> De l'animation de la politique de la ville à Paris.

- Le Service de la Représentation de l'État (SRE) : ce service prend en charge :

> Les affaires protocolaires et les déplacements (visites et déplacements, gestion du parc automobile) ;
> Les décorations et l'intendance (décorations et distinctions honorifiques, intendance lors des réceptions).

- Le Service Régional de Communication Interministériel (SRCI) : il est chargé de coordonner la politique de communication de l'État en Ile-de-France, et de la décliner dans le département de Paris. A ce titre :

> Il anime un réseau de communicants de l'État en région et en département et définit une stratégie de communication régionale ;
> Il pilote et met en ?uvre le plan d'actions de communication qui en découle via les moyens de communications à sa disposition : veille et relations presse, réseaux sociaux, site internet, événementiel, etc. Il est chargé des publications de la préfecture ;
> Il définit et anime la communication interne à la préfecture.

Horaires : 35H Travail en horaires fractionnés

Compétences

• Avoir le sens des relations humaines - Exigé
• Capacité d'adaptation - Exigé
• Communication - Exigé
• Compétences informatiques-bureautiques - Exigé
• Connaître l'environnement professionnel - Exigé
• Expression orale - Exigé
• Organisation - Exigé
• Rédaction - Exigé
• Savoir accueillir - Exigé
• Travail en équipe - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2195,00 Euros sur 12 mois