ASSISTANT REFERENT / PILOTE (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES:
GESTION DES PLANNINGS
- Organiser la réalisation des missions confiées par les clients en conformité avec leurs différentes attentes
(prix, délai, rendu des rapports, facturation ).
- Organiser et gérer les plannings des techniciens de l'entreprise et du pack matériel.
- Prises de rendez-vous avec les occupants et/ou prestataires afin de répondre aux attentes clients.
GESTION RELATIONS CLIENTS
- Communiquer avec les donneurs d'ordre et les intervenants sur le déroulement des missions.
- Assurer l'interface avec les clients et prospects, de leurs proposer des solutions adaptées à leurs besoins.
- Etablir les devis pour les clients récurrents et les relancer.
- Développer l'action commerciale et établir des relations de confiance avec les différents acteurs (bailleurs,
agents immobiliers, banques, syndics, notaires, institutionnels ).
- Piloter la réalisation des différentes prestations de l'entreprise chez les clients.
ADMINISTRATIF
- Assurer l'interface avec l'ensemble des différents services de l'entreprise.
- Organiser les déplacements et rendez-vous des membres de l'équipe ou du responsable.
- Collecter puis Imprimer ou stocker dans harmonie des documents techniques (plans, maquettes, fiches
techniques, rapports à joindre aux dossiers, ...).
- Saisir les ordres de mission, préparations des plans, saisie des rapports liés à l'activité de l'entreprise ainsi
que la facturation des missions.
- Contribuer à la rédaction des dossiers techniques (envois des échantillons labo et réception des analyses,
réalisation des plans, rédaction des rapports ) .
- Etablir et suivre les offres commerciales.
- Veiller au bon déroulement des appels d'offres gagnés.
- Suivre des échantillons, respects des délais client et le suivi de la facturation.
- Traiter le courrier entrant (ouverture, distribution) et sortant (départ courrier).
- Effectuer des recherches documentaires et les transmettre ou les exploiter.
- Assurer l'archivage informatique et « manuel » de l'ensemble des documents et rapports selon les procédures
en place dans l'entreprise.
- Surveiller et contrôler l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure.
- Proposer des axes d'amélioration.
TENUE DU STANDARD
- Gérer le standard téléphonique.
- Orienter les appels entrants.
Liste non exhaustive.
CDD possiblement renouvelable. Poste à pourvoir à compter du 09/10/2023.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Établir un devis - Souhaité
• Vérifier les conditions de réalisation d'une commande - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois