Assistant pédagogique (H/F)

L'E2C Côte d'Opale a pour objectif d'assurer l'insertion sociale et professionnelle de jeunes en difficulté.
Sous l'autorité du directeur de l'E2C et la responsabilité directe du Responsable de site de Coudekerque-Branche, vous serez en charge de l'accompagnement administratif des stagiaires de la formation professionnelle.

Activités :
1) Accueillir le public
a) Gérer l'accueil physique et téléphonique des publics :
- Instaurer une relation de respect mutuel
- Gérer le flux, le temps d'attente
- S'assurer de la confidentialité de certaines situations
- Proposer des activités connexes pour faciliter l'attente
- Gérer les appels entrants et sortants
b) Gérer le suivi des bénévoles :
- Répondre aux demandes de candidatures
- Recevoir les candidats en entretien pour définir leurs attentes et potentiels
- Transmettre des propositions de missions au Directeur qui valide les compétences et la mise en application

2) Organiser la gestion administrative de la structure
a) Gérer administrativement les stagiaires de la formation professionnelle
- Saisir les dossiers des jeunes sur les bases (ARGOS, DEFI, SIOUCS)
- Envoyer les déclarations d'assiduité au Pôle Emploi
- Gérer les rendez-vous administratifs pour la création des dossiers ASP
- Etablir le contrat du jeune sur SIOUCS
- Remonter les anomalies et dysfonctionnements sur les plateformes de saisie et appliquer les corrections
- Réaliser tout classement et archivage nécessaires.

b) Assurer un suivi administratif des réunions techniques
- Inviter les partenaires
- Assister aux comités de pilotage et faire les comptes rendus

c) Assurer la logistique générale
- Etablir des devis (travaux, nettoyage, imprimantes )
- Suivre et vérifier les contrats d'intervention
- Envoyer les variables à la comptabilité
- Faire le contrôle de factures
- Etablir un rapport de demandes de travaux et faire le lien avec le service gestion du bâtiment (Région Hauts de France)
- Faire le suivi de contrôle d'entretien du véhicule

d) Effectuer le contrôle des dossiers pour leur conformité dans le cadre de l'audit en vérifiant les pièces administratives

e) Participer administrativement aux plans d'actions de l'E2C (Plan d'actions sourcing )
- Recenser les structures potentiellement prescriptrices de stagiaires E2C
- Prendre contact avec les structures pour fixer un RDV avec la Direction afin que le Coordinateur du site présente le dispositif E2C et établir les actions communes en vue du recrutement (RIC, permanences)
- Participer, afin d'apporter une réponse administrative, avec le coordinateur de site, aux RIC à l'E2C ou en extérieur et aux réunions avec les partenaires prescripteurs
- A la demande du Coordinateur de site, relancer les partenaires (mail ou demande de rdv) pour maintenir le lien

3) Piloter son activité administrative
- Rédiger des courriers divers (convocations )

- Sens de l'organisation
- Respect des règles déontologiques
- Discrétion

Procédure de candidature :
Le curriculum vitae et la lettre de motivation doivent être adressés à l'attention de Mme Sabine FOUQUART - RRH

Première sélection sur CV / 2. Entretien de recrutement.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Règlement intérieur, consignes de sécurité, règles de vie collective - Souhaité
• Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs - Souhaité
• Repérer des dégradations ou incidents - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Expliquer et faire respecter les règles et procédures  - Souhaité
• Capacités rédactionnelles et administratives - Souhaité
• Connaissance de l'environnement informatique - Souhaité
• Connaissance des dispositifs d'insertion sociale - Souhaité
• Connaissance des matériels et logiciels - Souhaité
• Maitrise de Word, Excel, PowerPoint - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1923,84 Euros sur 12 mois