Assistant Executif du Président (H/F)

Fondée en 1941 dans le parc arboré de Maisons Laffitte, l'Ermitage offre une éducation bilingue à plus de 1 400 élèves depuis la maternelle jusqu au lycée. A seulement 20 km de Paris, l Ermitage propose des diplômes internationaux : le baccalauréat international (IBDP) et le Baccalauréat français (OIB).

L'Ermitage est une école privée internationale de l'éducation primaire et secondaire d'environ 1500 élèves. C'est un établissement en pleine croissance et en phase de transformation. Si vous avez envie de créer et de participer à cette belle aventure, rejoignez nous !

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Fournir un soutien administratif au PE

- Gérer l'agenda et le calendrier des réunions du Président.
- Être le point de contact du Président au sein du bureau en prenant les appels et les courriels, tant en interne qu'en externe, et en accueillant les visiteurs.
- Assister à des réunions en ligne et en personne et rédiger les procès-verbaux et les comptes rendus des décisions.
- Assumer d'autres fonctions de soutien au Président.

Fournir un soutien administratif au comité exécutif du groupe Ermitage et au comité des chefs de l'Ermitage.

- Gestion des calendriers des réunions annuelles et de l'agenda de planification.
- En consultation avec le Président / Chef des Opérations, préparer des ordres du jour ciblés pour les réunions du comité.
- Assurer la liaison avec les personnes chargées de préparer les documents et les rapports afin de veiller à ce qu'ils soient disponibles à temps et dans le bon format pour être examinés lors des réunions.
- Distribuer les ordres du jour et les documents à temps.
- Rédiger des comptes rendus des décisions prises lors des réunions des comités, en indiquant qui est responsable des actions convenues et des délais, et veiller à ce qu'elles soient également consignées dans la liste des tâches du conseil d'administration et des comités. Envoyer les projets de procès-verbaux au Président et au Chef des Opérations pour modification ou approbation, puis les diffuser plus largement si nécessaire.
- Assurer le suivi des points d'action convenus avec les responsables.

Autres tâches :

- Assumer d'autres tâches que le Président peut demander de temps à autre.
- Pour soutenir le Président, être prêt à voyager et à travailler dans d'autres lieux, tant en France que dans d'autres pays. Il n'est pas prévu que ces déplacements soient réguliers et leur durée ne devrait pas dépasser trois nuits (cinq jours). Un préavis raisonnable sera donné (7 jours).

COMPÉTENCES GÉNÉRALES ET PROFIL DU CANDIDAT

- L'assistant sera un administrateur hors pair et un bon communicateur, doté d'une expérience connexe dans un environnement pluridisciplinaire en évolution rapide. Il doit avoir fait ses preuves en travaillant avec des cadres supérieurs ou en les soutenant, et doit être capable de travailler dans un environnement collaboratif et basé sur le travail d'équipe. La capacité à hiérarchiser les priorités, à penser latéralement et à faire preuve de créativité est également essentielle, de même que l'attention portée aux détails.
- Une expérience préalable dans un environnement éducatif n'est pas indispensable, mais un engagement fort en faveur de l'éducation est considéré comme essentiel. Les candidats doivent apprécier les exigences du travail dans le secteur et comprendre que l'objectif ultime du groupe est d'ordre éducatif.

RESPONSABILITÉ

- L'Assistant est responsable devant le président exécutif du groupe Ermitage.

Horaires : 35H Travail en journée

Langues

Anglais - Exig?
Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 35000,00 Euros à 40000,00 Euros sur 12 mois