Assistant(e) service travaux (renfort) (H/F)

Le SIEA (Syndicat intercommunal d'énergie et de e-communication de l'Ain) est un établissement public de coopération intercommunale (EPCI). Il regroupe les 393 communes du département de l'Ain pour une population totale de 655 171 habitants.

Pour tous renseignements complémentaires, s'adresser à Madame Sandrine REISSIER, Responsable pôle assistantes - par mail à courrier@siea.fr ou tél. 04.74.45.09.07

L'assistant(e) service travaux a pour mission principale d'apporter le support administratif à l'ensemble des experts en charge du suivi des travaux et maintenance relatifs des communes de l'Ain ayant confié leurs compétences au SIEA.

RATTACHEMENT FONCTIONNEL

Responsable Assistantes : N+1 Directeur Général Adjoint (DGA) - Directeur travaux : N+2
MISSIONS PRINCIPALES :

Missions opérationnelles
Gérer le courrier
o Traiter les courriers entrants
o Rédiger les courriers sortants
Piloter la signature des décideurs
o Gestion des parapheurs
o Gestion des fiches navettes des Maitre d'?uvre

Tenir à jour les logiciels de suivi du système d'information travaux
o Mise à jour des logiciels à chaque étape du dossier
o Édition des plans de financement et des bons de commande
o Saisie des ordres de travaux
o Saisie des projets de décompte
o Saisie des factures entreprises
Gérer et contrôler les devis des entreprises
Classer les dossiers
o Organiser le classement papier dans le Kardex
o Organiser le classement des dossiers électroniques
Organiser et gérer l'archivage

L'assistant(e) du service travaux exerce son activité en relations avec :
Les clients :
o Les Elus
Les fournisseurs du SIEA
o Entreprises chargées de la MOE et des travaux
Les agents du SIEA
o Techniciens de secteurs
o Autres assistantes du SIEA
Les institutions en lien avec le SIEA
o Direction départementale du territoire
o Conseil départemental
o Centre des impôts

Profil :
Formation en secrétariat
Bac à Bac +2
Compétences attendues :

Compétences techniques
- Capacités rédactionnelles
- Connaissance en secrétariat
- Connaissances outils bureautiques
- Connaissance en archivage

Savoir-faire
- Organisation
- Capacité à prioriser
- Communication
- Capacité à alerter en cas de dysfonctionnement
- Capacité d'analyse / Sens critique

Savoir-être
- Intégrité, rigueur, discrétion professionnelle
- Ecoute
- Autonomie
- Sens de l'équipe

Lieu de travail :

Bourg-en-Bresse rattaché(e) au siège du SIEA
Conditions de mobilité : aucune
Horaires : en vigueur dans la collectivité

Horaires :
En vigueur dans la collectivité - 25 RTT / an
Niveau de rémunération :
- Rémunération statutaire correspondant au grade d'adjoint administratif
- Régime indemnitaire
- Tickets restaurant / chèques vacances / prestations d'action sociale
- Participation à la protection sociale complémentaire

Poste à pourvoir au plus vite

Candidatures à adresser :
Par lettre de motivation, avec curriculum vitae, copies des diplômes

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros sur 12 mois