ASSISTANT(E) SERVICE EVENEMENTIEL & PROTOCOLE (H/F)

Dans le cadre de sa politique éducative, la Ville de Grigny et son C.C.A.S. luttent contre le décrochage scolaire et offrent un soutien à la parentalité en proposant des solutions éducatives en dehors du temps scolaire.

La ville de Grigny recrute un(e) assistant(e) du service évènementiel et protocole.
Sous la responsabilité directe du chef de cabinet, et, ponctuellement, de la Directrice de l'Attractivité, vous participerez à l'élaboration et à la mise en ?uvre des manifestations et apporterez votre aide permanente à la réalisation des nombreux évènements municipaux annuels.

Ses missions consisteront en amont des manifestations :

- Tenue des fichiers et leur mise à jour
- Gestion des invitations : envoi, suivi, relance, retour
- Évaluation des quantités nécessaires en fonction du type d'évènement et du nombre estimé de présents.
- Gestion des commandes et des stocks de denrées
- Préparation des buffets salées et sucrés ne nécessitant pas l'intervention de la cuisine municipale.
- Dressage de buffets préparés par la cuisine municipale
- Dressage des tables à la mairie ou dans les salles municipales.

Missions spécifiques liées à l'activité événementielle, en présentiel :

- Participer au suivi des manifestations publiques en soirée, week-ends, jours fériés. Ces manifestations renvoient à la fois à celles relevant du protocole ( v?ux, cérémonies officielles, rencontres, ) qu'à celles liées à la politique événementielle de la ville ( Marché du Petit Sorcier, de Noël, Fête de la rentrée, )
- Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :
- Mise en place
- Accueil du public/prestataires/élus
-Service/Rangement
- Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions
- Suivi des stocks / achats divers.

Missions ponctuelles :

- Participation à l'organisation des évènements liés aux jumelages de la Ville, en lien avec le Cabinet et l'élu référent.
- Rédactions de courrier simples et publipostage.
- Gestion de la procédure d'accueil des nouveaux arrivants
- Soutien administratif à la Direction de l'Attractivité
- Remplacement de l'animateur transport personnes âgées pendant ses congés/absences

Profil recherché
- Formation BAC minimum
- Expression orale et écrite de qualité
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, internet-)
- Expérience souhaitée dans l'assistance à l'organisation

Horaires : 10H Travail en journée

Compétences

• Organiser la logistique d'un événement - Souhaité
• Conseiller, accompagner une personne - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Recueillir et analyser les besoins client - Souhaité
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros