Assistant(e) responsable de secteur aide à domicile (H/F)

Le ou la Technicien.ne/Agent.e de maîtrise de degré 1 de la fonction support exerce sous la responsabilité de son ou sa supérieur.e hiérarchique.

Vos missions :

Gestion d'un portefeuille d'usagers :
- Gestion et coordination téléphonique du quotidien
- Accueil des publics
- Saisie informatique des dossiers dans le logiciel métier
- Établissement du planning initial en collaboration avec la responsable de secteur;
- Gestion des mouvements de plannings (absences, changement d'horaires, annulation des prestations )
- Prévenir le bénéficiaire de toute modification de salarié ou de planning et en garder un suivi dans le logiciel métier;
- Saisie des réclamations dans le logiciel métier avec suivi et classement de ces derniers. Et transmettre l'information à son N+1
- Faire remonter toutes les difficultés, ainsi que les changements de situation qui demandent que la responsable de secteur prévoit une visite à domicile de suivi
- Enregistrement des sorties clients dans le logiciel métiers
- Envoi des plannings familles/ bénéficiaires dans le respect des procédures qualité du groupe

Gestion d'un portefeuille de salariés
- Aide à la préparation de réunions de coordination avec la responsable de secteur pour certaines situations ;
- Aide à la préparation de réunions mensuelles en collaboration avec la responsable
- Rédaction, transmission divers courriers et mails aux responsables hiérarchiques N+1, N+2 et centre support
- Établissement des plannings en respectant les consignes du service RH dans le respect de la convention collective (amplitude,pause repas, jours de repos,...)
- Établissement du planning en fonction des besoins des bénéficiaires
- Gestion des mouvements de plannings (absences, formation, coordinations,maladie )
- Saisie des réclamations
- Harmonisation de la pratique liée à la modulation des heures, veiller à ne pas surcharger les plannings des salariés qui sont en modulation positive, et favoriser les salariés en modulation négative pour les remplacements
- Assurer un suivi mensuel de la modulation et alerter des écarts son N+1
- Validation des feuilles d'heures de manière hebdomadaire, afin de ne pas être surchargé en fin de mois, et suivi quotidien de la télégestion
- Assurer le suivi et l'accompagnement des stagiaires

Vous serez accompagné.e à la prise de poste en binôme pendant 1 à 2 semaines. Vous travaillez toujours en équipe.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Convaincre, négocier - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Développer et gérer des relations interpersonnelles - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2040,00 Euros à 2270,00 Euros sur 12 mois