Assistant(e) Office - Passenger Cars (H/F)

L'assistant(e) Office est responsable du bon fonctionnement du travail et de la vie du bureau et de tout ce qui s'y rapporte. Son rôle est de créer et de maintenir un environnement de travail agréable, en assurant un niveau élevé d'efficacité organisationnelle, de communication et de sécurité. Il(elle) veille à ce que tout se passe bien au sein du bureau et à ce que tout soit en ordre dans les moindres détails ; Agile, efficace avec le sens des priorités, l'Assistant(e)Office est le(a) premier(e) point de contact pour toutes les questions liées au bureau et doit prendre des mesures si nécessaire. Bref, un poste varié avec des responsabilités, mais aussi de la place pour s'approprier le travail dans un environnement très dynamique et diversifié.
L'assistant(e)Office joue un rôle clé dans la bonne gestion des bureaux car il(elle) est en charge de la bonne organisation interne et de la réalisation des tâches administratives.
L'assistant(e) Office report à l'Office Manager
Responsabilités :
- Organisation des déplacements des salariés et de la Direction
. Être en charge de la gestion du parc automobile et des véhicules de l'entreprise
. Traiter le courrier, les e-mails ainsi que l'accueil téléphonique et physique
. Suivi, classement et archivage
. Organisation et préparation des réunions
. Gestion des contrats d'entretien et de maintenance des locaux
. Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins d'approvisionnement et définir les commandes à passer
. Communiquer les informations en interne
. Mise à jour des données de suivi de l'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.)
. Assurer les relations internes avec la direction et tous les services de l'entreprise selon le périmètre d'intervention
. Assurer les relations externes avec les fournisseurs et les clients
. Toute autre tâche pouvant être assignée par votre manager
. Être ambassadeur(rice) BYD et point de référence pour toutes les équipes de vente dans leur domaine de responsabilité
À propos du (de la) candidat(e) idéal(e):
- 2 ans d'expérience professionnelle solide en gestion de bureau et/ou en administration.
. Bac +2 en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
. État d'esprit axé sur le service avec d'excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
. Compétences en résolution de problèmes, positif et énergique.
. Capable d'établir des priorités et de travailler de façon autonome, même sous pression.
. Excellentes compétences linguistiques en français et en anglais ; Le chinois sera considéré comme un plus.
. Connaissance approfondie des logiciels bureautiques; la connaissance des systèmes logiciels d'entreprise (ERP, CRM) et d'autres solutions numériques est considérée comme un plus.
. Une expérience de travail avec les contrats et les politiques de l'entreprise est préférable.
- Connecté(e) avec notre mission pour un avenir plus durable

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Coordonner l'activité d'une équipe - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?
Chinois (Mandarin) - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 12 mois