Assistant(e) marchés (H/F)

PÔLES D'INTERVENTION :

Assistant(e) marchés pôle Contact Management MOE
Assistant(e) marchés pôle Consultance marchés MOE et BTP
(selon l'expérience du candidat, possibilité de soutien administratif sur le pôle AMOA).

MISSIONS PRINCIPALES :

- Suivi administratif, comptable et règlementaire des chantiers en maîtrise d'oeuvre.
- Constitution de dossiers de réponses aux candidatures et offres en marchés de maîtrise d'oeuvre / BTP / TP.
- Selon l'expérience du candidat : Possibilité de mise en place de contrats de maîtrise d'oeuvre, Ordres de Services, marchés de travaux, FTM/avenants à partir de modèles.
- Gestion de l'espace collaboratif de mails et des tâches individuelles liées.


ACTIVITÉS :

Suivi administratif et comptable des chantiers pour le compte de maîtres d'oeuvres sur le logiciel de gestion de projet BIMoffice (exceptionnellement sur Excel dans certains cas). L'ensemble des tâches est encadré par la chef d'agence via des modèles, automatismes et des procédures intégrées au logiciel :
- Selon l'expérience du candidat : Établissement des Ordres de Services.
- Gestions et vérification arithmétique, administrative et comptable des décomptes mensuels des entreprises, des décomptes finaux des entreprises et établissement des états d'acomptes ou décomptes généraux.
- Calcul et gestion des avances.
- Calcul de pénalités de retard.
- Calcul de révision ou d'actualisation de prix.
- Diffusion des états d'acomptes
- Diffusion des décomptes généraux aux maîtres d'ouvrages, en vue de DGD, après validation par la chef d'agence.
- Etablissement des documents nécessaires à la levée de la Garantie de Parfait Achèvement.
- Etablissement des Procès-Verbaux des opérations de réception des travaux.

Sur certains dossiers, possibilité de suivi administratif et comptable de la facturation maîtrise d'oeuvre sur le logiciel de gestion de projet BIMoffice (exceptionnellement sur Excel). L'ensemble des tâches est encadré par le chef d'agence via des modèles, automatismes et des procédures intégrées au logiciel :
- Établissement de tableaux de facturation de co-traitants.
- Calcul de révision ou d'actualisation de prix.
- Établissement de notes d'honoraires.
- Gestion et diffusion de la facturation maîtrise d'oeuvre.

Montage de dossiers commerciaux, sur Pack Office ou iWork. L'ensemble des dossiers est à réaliser à partir du dossier type modèle mis en place et de la procédure prédéfinis par la chef d'agence :
- Constitution, pour le compte des clients en maîtrise d'oeuvre ou BTP, de dossiers de réponses à candidatures et offres en marchés publics principalement (hors partie technique et chiffrage réalisés par le client, hors répartition des honoraires réalisée par la chef d'agence).

Gestion des mails :
- Gestion des mails et tâches liées, puis archivage via l'espace collaboratif de projets BIMoffice.

Selon l'expérience du candidat, d'autres tâches de gestion administrative de projets pour le compte de maîtres d'oeuvres et d'assistance liée aux réponses à candidatures et offres en marchés publics pourront être mises en place.


LOGICIELS À UTILISER :

- BIMoffice pour toute la gestion administrative, comptable et la gestion de tous les projets / chantiers (formation interne indispensable / remise à niveau prévue pour les utilisateurs de BIMoffice).
- Chorus Pro.
- Pack office : Word, Excel, Powerpoint.
- Suite iWork de Mac : Pages, Numbers (formation interne si nécessaire).
- Plateformes collaboratives.
- Plateformes marchés publics (AWS, Achats Publics...).

COMPÉTENCES REQUISES :

- Connaitre certaines clauses de la réglementation des marchés MOE / travaux.
- Connaissances comptabilité travaux.
- Connaissances facturation d'agence.

Horaires : 18H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Code des marchés publics - Exigé
• Procédures d'appels d'offres - Exigé
• Répondre à un appel d'offre - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Lancer et gérer un appel d'offres - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Pack office - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 940,00 Euros à 1000,00 Euros