Assistant(e) formation en organisme (H/F)

Créée en 1990, ACTH est spécialisée dans le conseil, la formation, l'accompagnement et le déploiement de la transition numérique des entreprises et des acteurs de l'Architecture, de l'Ingénierie et de la Construction (AIC) à travers l'intégration du BIM.
Associant nos activités de conseil et de formation, nous accompagnons dans nos locaux, sur site, ou à distance nos clients (maîtres d'ouvrage, maîtres d'?uvre, entreprises de construction, aménageurs territoriaux) à toutes les étapes de conception, exécution, exploitation, maintenance et sur toutes les typologies de projet.

Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine disposant d'un large spectre de compétences couvrant les métiers des Etudes à la Gestion patrimoniale.

Descriptif du poste
En relation directe avec la Direction de l'entreprise et en collaboration avec les différents membres de l'équipe. Vous serez en charge du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et financiers.

Vos missions
- Traitement des mails, appels téléphoniques
- Etablissement et suivi des dossiers administratifs de formation ( devis, conventions, convocations, feuilles d'émargement, attestations, factures et tous autres documents contractuels)
- Mise à disposition des supports pédagogiques aux formateurs avant le démarrage de chaque formation ;
- Réception, classement et communication des documents à la fin de chaque formation ;
- Suivre et réaliser la facturation et la relance des impayés ;
- Dépôt des factures sur les différentes plateformes des organismes financeurs (Chorus, OPCO ) ;
- Suivi des dossiers de financement
- Saisie des actions de formation sur les plateformes de référencement (EDOF, Dokelio, Batiactu, ) ;
- Création des formulaires en ligne avec FORMS
- Assurer le suivi des prestations de service (documentaires, livrables, factures, ).
- Gestion et veille de notre outil logistique dédié Dendréo
- Accompagner et orienter vers la formation adaptée, ainsi que sur les modalités de prise en charge financière.

Savoir-être :
- Réactivité, créativité et rigueur
- Avoir l'esprit d'équipe
- Capacité de travail en autonomie
- Être organisé et avoir le sens des priorités
- Capacité d'adaptation et de communication à l'oral et à l'écrit
- Qualité d'écoute
- Aisance relationnelle
- Esprit d'initiative : comportement proactif et anticipation des besoins

Savoir-faire :
- Titulaire d'un BAC+2 ou BAC+3 en Assistanat ou en gestion, voir juridique ou économique
- Minimum 2 à 3 ans d'expériences dans un poste similaire ou dans l'administration des ventes
- Aisance téléphonique et expression orale/écrite français parfaite
- Bonne maîtrise de l'outil informatique et des nouvelles technologies/digitaux
- Connaissance d'un outil de gestion ERP/CRM
- Bonne maîtrise du Pack Office

Seront appréciés :
- Une expérience dans le domaine de la formation et/ou du bâtiment
- Connaissance des interfaces Chorus, Dokelio, Kairos et des différents OPCO
- Connaissance d'un outil de gestion de centre de formation (Dendréo , Digiforma,..)

Nous mettons l'accent sur la motivation et l'initiative du candidat qui sera entouré par des personnes expertes sur leur sujet pour l'assister dans sa montée en compétences.

Horaires : 39H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Assurer le suivi de la formation et le tracer dans les outils de suivi pédagogique à disposition - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Langues

Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 28000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois