Assistant(e) formation - DRHDS de l'OFII (H/F)

L'Office français de l'immigration et de l'intégration (OFII) est
le seul interlocuteur des étrangers dans leurs démarches d'intégration.
5 missions :
- l'accueil et l'intégration,
- l'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile,
- l'aide au retour et à la réinsertion,
- l'immigration professionnelle,
- l'admission au séjour des étrangers malades.

Le/la titulaire du poste assiste la responsable du bureau dans la gestion administrative, financière et logistique de la formation professionnelle.

Principales activités :

Gestion administrative, financière et logistique de la formation :
- Assurer la préparation et le suivi administratif/financier des formations : contact/inscriptions auprès du prestataire, envois des convocations aux stagiaires, bons de commandes, factures, vérification du service fait
- Prendre en charge les inscriptions des stagiaires
- Assurer le bon déroulement de toute la logistique de formation : réservation et préparation des salles, préparation des supports pédagogiques, accueil des intervenants et des stagiaires

Suivi d'activité :
- Assurer le suivi d'activité dans les tableaux de bord dédiés
- Réaliser le classement des attestations de stages, des entretiens formations

Relations avec le réseau OFII, les partenaires institutionnels et les prestataires :
- Veiller à leur bonne exécution des contrats passés avec les prestataires
- Assurer les relations avec les partenaires externes et le réseau OFII

Stagiaires professionnels :
- Étudier les candidatures
- Solliciter les directions pouvant être concernées par la demande de stage
- Assurer le suivi administratif et financier : contact, convention, dossier, gratification
- Rédiger les lettres de réponse

Modernisation des outils :
- Participer à la mise en ?uvre de la transition numérique du service ( mise en place du parafeur électronique et gestion numérique des formations

Horaires : 35H52 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Sera calculé à l'embauche