Assistant(e) en gestion administrative (H/F)

RaDiCo est un programme coordonné par l'Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm). Sa mission principale est d'organiser le recueil, à des fins de recherche, de données phénotypiques sur des patients atteints de maladies rares.

RaDiCo (Rare Disease Cohorts), programme coordonné par l'Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm). Sa mission principale est d'organiser le recueil, à des fins de recherche, de données phénotypiques sur des patients atteints de maladies rares.
L'Assistant-e en gestion administrative aura pour mission de réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et ressources humaines de la plateforme RaDiCo (23 personnes). Télétravail possible (1 à 2 journées par semaine) au terme de 6 mois d'ancienneté

Ses activtés principales :
- Elaborer, préparer et contrôler des actes de gestion de la plateforme RaDiCo,
- Organiser les achats (réception des devis, bons de commande, réception des factures et mise en paiement), suivre les marchés liés à la plateforme RaDiCo ;
- Organiser les missions (déplacements) du personnel de l'équipe RaDiCo et le remboursement des états de frais afférents ; Assurer le suivi des paiements
- Coordonner les aspects logistiques de la structure
- Mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, notamment l'actualisation des tableaux de bord dans les domaines RH et financiers.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels...) pour l'organisation des réunions
- Assurer le suivi des dossiers RH : préparer les dossiers de recrutement et de renouvellement des contrats

Horaires : 38H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Gestion budgétaire - Exigé
• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Démarche qualité - Souhaité
• Procédures d'appels d'offres - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Organiser des réunions et des visites de chantier - Exigé
• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Réaliser une veille documentaire - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Lancer et gérer un appel d'offres - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2334,68 Euros à 2679,47 Euros sur 12 mois