Assistant-e en gestion administrative d'école doctorale (H/F)

Votre mission principale est de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d'une école doctorale :
- Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique
- Assister le directeur d'école doctorale dans ses missions

Activités :
- Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à
l'inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme.
- Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de
mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux).
- Coordonner les aspects logistiques de l'école doctorale (manifestations, journées d'études, séminaires, organisation de
réunions, d'auditions de candidats, publications de résultats, etc ).
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à
enquêtes ministérielles, suivi dossier d'accréditation).
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'établissement et les partenaires extérieurs.
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l'établissement).
- Suivre l'évolution de la réglementation relative aux études doctorales.
- Assurer le suivi budgétaire de l'école doctorale.
- Assurer la mise à jour du site WEB de l'école doctorale.

Prise de poste à partir de septembre.

Horaires : 38H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Gestion budgétaire - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Assister un ingénieur lors de travaux de laboratoire pour la préparation de matériel, le relevé de résultat - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2060,00 Euros à 3500,00 Euros sur 12 mois