Assistant(e) en charge de la gestion administrative & associative (H/F)

Sous la responsabilité de la directrice et en collaboration avec la Coordinatrice du Pôle Administratif & Comptable, pour assurer les missions suivantes :

Accueil et vie de l'association
- Accueil physique et téléphonique en étant à l'écoute des besoins et des situations évoquées par les habitants pour les orienter de façon adaptée.
- Assure le relais des besoins repérés auprès des responsables de pôles concernés.
- Se renseigne, s'informe des services/activités proposés sur le territoire.
- Organise et participe aux inscriptions du public aux activités.
- Enregistrement du courrier et des mails, redirection, transmission et archivage
- Classement et archivage de documents et informations diverses
- Tenue et mise à jour du planning d'occupation des salles d'activités.
- Renseignement des tableaux de bord et indicateurs pour la Direction

Suivi et gestion administrative, logistique de l'association
- Gestion des adhésions à l'association (adhérents familiaux et associatifs) - Saisie et suivi de la base de donnée. Mise à jour des informations.
- Paramétrage des activités, saisie et pointage des inscriptions et des règlements.
- Tenue des tableaux de bord et listes de diffusion (partenaires, financeurs, collectivités )
- Assurer les obligations légales des associations (déclarations en Préfecture, convocation à l'Assemblée Générale ) et de l'affichage obligatoire.
- Aide à la mise en place des conventions et contrats de l'association et en assurer le suivi.
- Aide à la formalisation/ou saisie en ligne de divers dossiers.
- Correction, mise en forme et reproduction de documents (courriers, dossiers, présentations, rapports, compte rendus, )
- Suivi des registres de l'association (registre du personnel, registre RGPD )
- Relations avec les prestataires informatiques, téléphoniques, assureurs pour la gestion courante.
- Gestion des stocks fournitures (entretien, administratives, activités) et inventaire.
- Organisation et suivi logistique des réunions, commissions, conseils, assemblées, déplacements (réservation des lieux/matériel, préparation des documents, du matériel )
- Veille au bon état des locaux, des équipements et du matériel, de la sécurité et réalise le suivi des bons d'intervention
- Elections des délégués du personnel
- Participer à la vie et aux actions du centre social (Assemblée générale, temps forts associatifs )

Assiste la coordinatrice du Pôle administratif sur l'ensemble de son champ d'actions :
- Comptabilité : Encaissement, contrôle de caisse, remise en banque, gestion des avances de trésorerie, facturation
- Ressources humaines : mise à jour des dossiers salariés, rédaction de contrats de travail, suivi des entrées et sorties du personnel, déclaration légales obligatoires (DPAE), suivi de la médecine du travail, suivi des absences maladies et justificatifs, DUERP
- Formation : Traitement administratif des dossiers de formations (DAF, relation OPCO, suivi plan de formation )

Compétences requises
Savoir-faire :
- Grande maitrise des outils informatiques et bureautiques, Pack Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ;
- Capacités à concevoir et mettre à jour des tableaux de bords
- Compétences rédactionnelles : maîtrise parfaite de l'orthographe et de la syntaxe ;
- Compétences organisationnelles : être en mesure de coordonner la logistique sur des événements
- Une appétence, voire une pratique de certains outils de communication serait un plus

Savoir-être :
- Forte aisance relationnelle. Capacité d'écoute et d'adaptation
- Autonomie mais souci de rendre compte, organisation, rigueur, diplomatie, sens du service ;
- Capacité à mener plusieurs tâches en même temps et respect des délais, dynamisme, réactivité, anticipation, force de proposition ;
- Aisance avec les données chiffrées, et les plateformes informatiques
- Intérêt pour travailler dans une association

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Élaborer des tableaux de bord - Exigé
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros selon profil et convention ALISFA