Assistant(e) du Directeur Général des Services (H/F)

La Communauté de communes Roumois Seine est une communauté de communes située dans les départements de l'Eure et de la Seine-Maritime dans la région Normandie. L intercommunalité créée au 1er janvier 2017 compte aujourd hui 40 communes regroupant ainsi plus de 40 000 habitants sur plus de 338 km² de surface.

Placé sous l'autorité du Directeur Général des Services, la Communauté de Communes Roumois Seine recrute son.sa :

Assistant(e) du Directeur Général des Services

Vous êtes chargé(e) d'apporter au Directeur Général des Services un appui permanent et proactif dans l'organisation de ses activités professionnelles et d'assurer une fonction ressource pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits par les directions métiers.
Missions, activités et conditions d'exercice Vos missions seront les suivantes :
-Intervenir en support de l'activité du DGS
-Faciliter la réalisation quotidienne de l'activité en intervenant sur des aspects logistiques
-Garantir la qualité du secrétariat de la Direction Générale
-Organiser et suivre l'assistanat administratif de la direction (accueil téléphonique, rédaction de courriers, notes, préparation de dossiers, prise de notes, production de comptes rendus, veille sur le suivi des demandes, dossiers, classement, archivage)
-Préparer et suivre la contractualisation
-Assurer le lien avec les différents interlocuteurs : Etat, Région et Département.

Compétences :
- Connaître l'environnement administratif et organisationnel d'une communauté de communes
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaître le cadre réglementaire et les procédures d'archivage des documents
- Capacité à organiser et à gérer des événements en totale autonomie
- Capacité à gérer, organiser les dossiers en hiérarchisant les priorités
- Savoir utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques (word, excel)
- Savoir utiliser les fonctionnalités de outils de communication (internet, outlook..)
- Maîtriser les outils de visio-conférence (Teams...)
- Savoir rédiger des documents administratifs élaborés (notes, courriers, rapports...)
- Savoir élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et autres outils de suivi
*la connaissance du logiciel Zeendoc serait un plus

Profil :
- Avoir le sens du service public et du respect des obligations des fonctionnaires (discrétion, réserve, loyauté...)
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Capacité d'autonomie et de rigueur dans l'organisation du travail
- Capacité d'initiative et de proactivité
- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer les urgences

SPECIFICITE DU POSTE :
- Disponibilité : passer d'une priorité à l'autre, adapter ponctuellement ses horaires aux urgences, s'adapter aux contraintes (conseil communautaire, ...), ...

Rémunération indiciaire, régime indemnitaire, participation à la protection sociale complémentaire

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Techniques de numérisation - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Réaliser une veille documentaire - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Transmettre de l'information - Exigé
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Exigé
• Piloter une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Rémunération indi