ASSISTANT/E DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES ET DU MAIRE (H/F)

Sous l'autorité de Madame le Directeur général des Services, en relation avec le Maire, les élus, les Chefs de pôle et leurs assistantes, vos missions sont les suivantes :
- Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services : Etablit une relation de confiance avec le Directeur, Organise l'agenda et prend des rendez-vous en fonction des priorités du DGS et des échéances, Organise ses déplacements et les réunions en Mairie
- Gestion et traitement du courrier arrivé: Enregistre le courrier arrivé, l'attribue et le traite avec le DGS, Assure le suivi des réponses auprès des services et effectue les relances nécessaires, Assure le suivi des parapheurs (entrées/sorties)
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat: Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Suivi des projets et activités de la Direction: Prépare, instruit, met en forme et suit des dossiers spécifiques et/ou liés à l'activité du DGS, Recherche les informations nécessaires au traitement des dossiers et au suivi des projets, Conçoit et met à jour les tableaux de bord liés à l'activité de la Direction, Prend des notes, rédige et met en forme tous types de courriers, Organise le classement et l'archivage des dossiers
- Organisation et planification des réunions: Planifie les réunions et en organise la logistique technique et administrative, Rédige les ordres du jour en concertation avec le DGS, Prend des notes et rédige les comptes rendus
- Gestion de l'agenda du Maire et des évènements protocolaires: Organise l'agenda et prend des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, Organise les commémorations
- Missions ponctuelles, en l'absence du juriste : Assure la présence et la prise de note des séances du Conseil Municipal, Rédige et diffuse le procès-verbal (communication, internet, presse locale ), Gère les actes administratifs et suivi des registres (Délibérations/Décisions)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Joindre vos motivations à la candidature - Exigé
• Maitrise du pack office - Exigé
• Qualités rédactionnelles - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2300,00 Euros sur 12 mois