Assistant-e de master Erasmus Mundus (H/F)

° MISSIONS

Assurer le suivi administratif et financier du master Erasmus Mundus Pangea de la Faculté des Sciences et Technologies.

° ACTIVITÉS

Mettre en place la stratégie et les outils pour assurer la promotion et la diffusion d'informations sur les projets (en lien avec les partenaires locaux, nationaux, internationaux) et leurs résultats.

Organiser, préparer et participer aux réunions, en présentiel ou en distanciel, en France et/ou à l'étranger, dans le cadre des projets.
Assurer la gestion administrative des projets : suivi administratif des candidatures, du processus de sélection & des listes des étudiants et des enseignants européens ou internationaux, gestion des dossiers en ligne, communication des résultats, suivi pédagogique, coordination avec l'équipe pédagogique de la Faculté des sciences et technologies et les partenaires.

Organiser et coordonner l'accueil et l'accompagnement des étudiants et des enseignants en mobilité dans le cadre des projets (accueil, visa, logement, assurance, suivi pédagogique, culturel et administratif.).
Gestion des plannings et des échéances, production des tableaux de bord et des indicateurs, comptes rendus réguliers auprès du comité de pilotage, mise en place des orientations stratégiques.

Assurer la gestion et le suivi financier des projets : planification budgétaire annuelle et pluriannuelle, reporting, vérification et suivi des dépenses, suivi des versements, veille sur l'évolution de la réglementation, mise en place des outils de pilotage et de suivi budgétaires, anticipation d'éventuels audits.

Suivi des actions & des calendriers au niveau du consortium, anticipation & gestion des problèmes, suivi au quotidien de l'avancement du projet, production des modèles de documents.
Assurer le suivi des activités des partenaires : collecte de leurs rapports d'exécution et analyse, suivi des relations contractuelles entre partenaires et avec la Commission Européenne (EACEA).

Préparer les rapports d'activité et financiers pour la Commission Européenne.
Centraliser les tableaux de suivi, aider à la préparation aux réponses aux enquêtes et demandes de statistiques internes et externes.

Participer à toute autre tâche en fonction des besoins du service.

° Conditions particulières d'exercice

Déplacements obligatoires à l'étranger
Le master PANGEA de la Faculté des sciences et technologies de l'Université de Lille a obtenu en 2019 le label Erasmus Mundus par la Commission Européenne. Ce programme d'études intégré de haut niveau dispensé par un consortium d'universités.

° Descriptif du profil recherché

Connaissances pratiques des règles budgétaires et de gestion administrative de projets européens
Connaissances en tableaux de bord et indicateurs
Connaissances de base en communication

Maîtrise orale et écrite de l'anglais (niveau C1 demandé)
Gestion de projet
Compétences en communication
Outils bureautiques
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

Capacité d'adaptation
Qualité d'expression écrite et orale
Travail en équipe
Rigueur


Diplôme exigé minimum Bac+2.

Idéalement Licence ou master en administration publique ou gestion de projets européens.

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Exigé
• Concevoir et gérer un projet - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2170,00 Euros à 2171,00 Euros sur 12 mois