Assistant(e) de la Fondation ICOM (H/F)

Le Conseil international des musées (ICOM) est l association mondiale des musées. L ICOM c est :
un réseau de plus de 49 000 membres dans 138 pays et territoires
un forum d'experts composé de 118 Comités nationaux et 32 Comités internationaux (scientifiques)
une organisation non-gouvernementale (ONG), renforçant les capacités professionnelles, défendant le patrimoine mondial et faisant connaître la valeur des musées à la société

Assistant(e) de la Fondation ICOM

Rattachement hiérarchique : Responsable du département des adhésions
Contrat à durée déterminée à plein de cinq mois : 2 octobre 2023 - 29 février 2024

Sous l'autorité du responsable du département des adhésions, l'assistant(e) de la Fondation ICOM fournit un service d'assistance aux membres de la Fondation, selon les procédures en vigueur au sein de l'organisation.

Services à la Fondation ICOM et à ses membres
- Accompagne les membres de la Fondation ICOM dans leurs différentes démarches : accueil téléphonique, réponse aux mails et aux courriers, en français et en anglais
- Traite les demandes d'adhésion, en conformité aux circuits de validation en vigueur
- Enregistre les donations reçues, en collaboration avec le service des finances
- Edite et envoie les cartes de membres (nouvelles ou de remplacement) et les vignettes annuelles dans les meilleurs délais
- Classe et archive les documents administratifs et financiers
- Garantit le respect et la mise en ?uvre des procédures
- Identifie les éventuels points de blocage ou dysfonctionnements et les signale au responsable
- Fournit au responsable et au président de la Fondation ICOM les éléments statistiques nécessaires à la préparation des rapports d'activité et financiers
- Assiste le président de la Fondation ICOM sur des questions relatives aux adhésions

Gestion de la base de données
- Saisit et/ou importe les nouvelles adhésions
- Met à jour les données des membres
- Effectue des rapports et statistiques sur les adhésions

Activités du service des membres et du secrétariat général
- Fournit une assistance logistique lors des événements organisés par l'ICOM
- Participe activement aux groupes de travail sur des projets spécifiques au sein du secrétariat
- Collabore en équipe pour la réussite des projets du service et de l'organisation
- Contribue à créer une atmosphère de travail positive et constructive, au sein du service et avec les comités de l'ICOM, dans le respect de la diversité culturelle

Le présent descriptif de poste, non limitatif, sera amené à évoluer en fonction des besoins de l'organisation.

Horaires : 37H50 Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2544,00 Euros sur 12 mois