Assistant(e) de gestion (H/F)

Nous venons de gagner un important contrat avec un grand compte basé au Luxembourg. Ce projet d'une durée de cinq années (prolongeable à sept ans) consiste en résumé à accompagner notre client dans la gestion des activités d'exploitation maintenance (EM) sur un parc de 300,000m² répartis sur 10 sites et accueillant pas moins de 6,000 postes de travail.

Bien que vous soyez rattaché(e) à notre pôle Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMO) fort d'une trentaine de consultant(e)s, vous serez dévolu(e) à ce projet au Luxembourg pour lequel vous interviendrez sur toutes les tâches administratives liées au travail de notre Groupement et de son représentant.

En particulier, vous aurez à votre charge (sans que cette liste soit parfaitement exhaustive):

l'organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements

la gestion des plannings et le tri des correspondances (emails/courriers)
la gestion administrative des temps de l'équipe du Groupement et des déclarations au client

la tenue du cockpit / reporting et l'édition des divers rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriel etc.

l'assistance à la rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de documents et courriers)

la préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs

l'assistance à l'organisation des formations du groupement, le suivi du planning de formation

la réalisation du suivi comptable et financier :

préparation de l'édition des factures du Groupement à destination du client,
réception des factures des partenaires du Groupement, suivi de la mise en règlement et la relation entre les comptabilité client, Mott MacDonald et partenaires.
Du fait de la localisation du client et des sites au Luxembourg, des déplacements hebdomadaires sont à prévoir.

Vous venez avec un Bac+2 a minima dans les métiers de la gestion, formation idéalement complétée par une expérience professionnelle probante.

Vous parlez anglais couramment, la maîtrise de l'allemand serait un plus indéniable.

En plus de votre extrême rigueur, vous apportez d'excellentes qualités d'écoute et de communication autant à l'écrit (e-mails ou documents plus formels) qu'à l'oral (visioconférences ou animation de réunions de travail). Vous êtes ainsi parfaitement à l'aise avec les différents logiciels de bureautique et pouvez contribuer efficacement à la préparation de documents ou de présentations synthétiques.

Vous faites montre d'une attitude proactive et résolument orientée vers la satisfaction du client.

Nous sommes ouverts à des candidat(e)s basés dans les régions rémoise ou messine pour faciliter les déplacements au Luxembourg.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Allemand - Souhait?
Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ?).
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros à 26000,00 Euros