Assistant(e) de gestion administrative et secrétariat/accueil (H/F)

Saint-Flour Communauté - 53 communes - 24 800 habitants

Missions :

Accueil - standard
- Accueil physique et téléphonique du public (Gestion du standard)
- Premier niveau d'information et orientation vers les différents services

Gestion des réservations des outils et équipements du Village d'entreprises :
- Salles de réunion
- Matériel informatique, de vidéo projection et système visio conférence
- Voitures

Secrétariat
- Gestion du courrier entrant (enregistrement et traitement, scan des documents (y compris des factures)
- Gestion du courrier sortant (enregistrement, expédition, archivage - dématérialisation)
- Appui auprès des services (secrétariat divers, secrétariat des commissions thématiques, de réunions, COPIL, intendance des réunions )
- Gestion des archives
- Gestion du répertoire téléphonique des services et appui à la mise à jour des listes des élus
- Appui à la tenue des registres des délibérations et arrêtés / recueil des actes administratifs
- Gestion des factures sur le logiciel Chorus

Moyens généraux
- Gestion des interventions diverses liées à des dysfonctionnements (contact SEBA 15, service informatique, opérateurs d'électricité )
- Gestion des photocopieurs :
- Gestion des interventions des prestataires (demandes d'interventions techniques pour le dépannage)
- Tenue des répertoires des adresses mails des photocopieurs
- Déclarations des relevés de compteurs ;
- Gestion des commandes et des enlèvements des consommables
- Gestion des fournitures
- Tenue des présentoirs de l'accueil

Logistique
- Gestion des installations des salles de réunion et du matériel pour les élus et la Direction Générale
- Gestion de l'intendance de la salle de restauration du personnel et des repas du bureau exécutif


Renseignements auprès de :
M. Pierre SALSAC, DRH : drh@saintflourco.fr
Adresser CV, lettre de motivation et copie des diplômes
avant le 7 octobre 2023 à 12h :
Saint-Flour Communauté
Village d'entreprises - ZA Le Rozier Coren
15100 SAINT-FLOUR
recrutement@saintflourco.fr

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Identifier, traiter une demande client - Souhaité
• Connaissances des collectivités territoriales - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Emploi Cat C de Fct PT