Assistant(e) de formation (H/F)

Lycée agricole Bougainville de Brie Comte Robert.
470 élèves et étudiants, répartis dans des filières générales, technologiques et professionnelles.

MISSION
Interface entre les stagiaires/apprentis et l'équipe pédagogique, technique et administrative du centre de formation, l'Assistant de formation prend en charge et s'assure de l'information orientation des clients, de l'accueil des stagiaires et de la bonne gestion des dossiers de apprenants dont il (elle a la charge).

ACTIVITES
ACCUEIL :
Assure un accueil téléphonique et physique
Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès
Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint
Mets à jour l'affichage du centre
Participe aux journées portes ouvertes des établissements

GESTION HEBERGEMENT RESTAURATION STAGIAIRES
Met à disposition les cartes de cantines (stagiaires)
Elabore les conventions d'hébergement et transfère à la comptabilité
Assure les encaissements
Assure la remise des clefs et supervise les états des lieux

SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS :
1/ Réponse aux demandes clients
Collabore à la réponse client (devis, appels d'offres etc.)
Participe à la mise en ?uvre et au bon déroulement de l'action de formation
Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes

2/ Préparation et ouverture d'une formation
Etablit les dossiers administratifs des stagiaires et dossier de rémunération stagiaire, assure leur suivi et archivage
Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions de formation, convocations, livret d'accueil, attestations etc.)
Renseigne les informations sur les logiciels et plateforme de gestion
Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, fiches d'émargements, etc).
Participe à la préparation logistique (réservation de salle, matériel, véhicules)
Participe à l'ouverture de la formation

3/Suivi de la formation
Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, Pôle emploi, Régions, etc ) et sur la plateforme rémun stagiaire si besoin
Prépare les conventions de stage en entreprise
Assure la saisie des informations dans le progiciel de gestion

4/ Fin de formation
Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes
Procède au classement et à l'archivage des dossiers
Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2200,00 Euros sur 12 mois