Assistant(e) de formation (H/F)

La Fondation INFA, reconnue d'utilité publique, oeuvre pour la promotion sociale par la formation et la qualification professionnelle. Organisme de formation spécialisé dans les métiers de service, elle compte 40 établissements en France.
La Fondation INFA propose une offre de formations pré-qualifiantes, qualifiantes et diplômantes dans plusieurs métiers : tourisme/hôtellerie, commerce/vente, audiovisuel/multimédia, sanitaire et social/service à la personne, animation, métiers d'art.

La Fondation INFA recherche un(e) assistant(e) de formation pour son site de Lons le Saunier

Vos missions s'articuleront autour de 3 grand axes :
- Gestion des candidats, futurs stagiaires
- Assistanat de formation
- Assistanat de site

Vous aurez à :
- réceptionner les appels entrants du site et les orienter
- mettre à jour le ficher candidats
- assurer l'envoi des dossiers d'inscription
- convoquer les candidats aux journées portes ouvertes ou informations collectives
- contrôler la complétude des dossiers de candidature
- convoquer les candidats aux épreuves de sélection
- suivre les inscriptions et les financements
- saisir les données administratives des dossiers de financement dans la plateforme de l'opco
- envoyer les courriers d'admission
- saisir l'ensemble des informations dans l'outil métier
- participer au suivi de la formation (émargements, logistique)
- préparer et organiser matériellement les sessions de validation
- envoyer les livrets de formation, les bulletins de notes, des écrits, les PV de certification
- organiser les suivis 3 à 6 mois post formation
- préparer les éléments nécessaires à la facturation
- préparer et rédiger des comptes rendus de réunions
- rédiger des courriers divers
- participer à diverses missions administratives en lien avec nos formations
- assurer la gestion du courrier du site
- effectuer les commandes de fournitures

Vous avez une expérience minimum de 5 ans dans l'assistanat et idéalement une expérience en organisme de formation. Vous êtes à l'aise avec la suite office (excel et word). Vous êtes autonome et rigoureux/se.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1950,00 Euros sur 12 mois