Assistant(e) de direction polyvalent(e) (H/F)

Novadem est spécialisée depuis plus de 15 ans dans la robotique aérienne. Basée à Aix-en-Provence, elle conçoit, produit et commercialise dans le monde entier ses propres solutions de drones destinés aux secteurs de l'industrie, de la défense et de la sécurité.

Au sein d'une entreprise innovante et dynamique (PME de moins 15 salariés), vous serez en lien direct avec le Directeur pour la réalisation de missions polyvalentes : administrative, secrétariat, assistance commerciale. En relation avec les autres services de l'entreprise pour la bonne exécution des missions quotidiennes, vous serez également en interface avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, institutionnels, clients ).

Vos missions seront principalement les suivantes :

Assistance du Directeur :
- Assure le secrétariat classique,
- Réceptionne et filtre les appels téléphoniques et email,
- Organiser les déplacements et salons (réservation, planning, ),
- Accueille et renseigne les personnes en rendez-vous,
- Rédige les courriers et comptes rendus divers,

Administratif et classement :
- Classement et payement des factures fournisseurs,
- Assurer le suivi des dossiers en cours (projets, aides, financement,..),
- Assurer l'interface avec le cabinet comptable et les services administratifs,

Assistance commerciale :
- Aider à la collecte et recherche d'information afin de constituer les dossiers (appel d'offre, projet client, financement public,..),
- Relance client et expédition des devis et factures,
- Organiser les expéditions et retour des produits (France et international) avec la réalisation les démarches douanières,
- Aider à la rédaction et diffusion de contenus de communication (web, réseaux sociaux, presse, ),

Plus généralement toutes missions courantes dans l'activité d'une PME.

Profil de la candidature :
- Formation : BAC+2
- Outils informatiques utilisés : Word et Excel
- Expérience professionnelle 3 ans minimum
- Rigueur, organisation et réactivité sont essentielles
- Maîtrise rédactionnelle et orale en Français et Anglais

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité

Langues

Anglais - Souhait?
Français - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2300,00 Euros à 2600,00 Euros sur 12 mois