Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) confirmé(e) (H/F)

Ce poste a été créé dans le cadre d'une réorganisation des services au sein de notre filiale. Vous aurez en charge la responsabilité de l'ensemble des missions de secrétariat de direction, de correspondant qualité et gestion des approvisionnements, sous la supervision de notre directeur de filiale.
Missions principales :
- Secrétariat de Direction :
- Accueil physique et téléphonique et filtrage des accès aux locaux
- Traitement quotidien du courrier postal et électronique entrant et sortant selon la procédure en place
- Gestion des contrats de service
- Alimentation et actualisation de la base de données clients et prospects
- Gestion du lien entre la direction et les chefs d'équipes
- Suivi et traitement des appels d'offres : veille et alerter la direction sur les prospects possibles
- Traitement des demandes d'assistance ponctuelle sur les missions d'administration du personnel
- Réalisation et suivi du plan de formation
- Tenue, classement et archivage de différents dossiers administratifs
-
- Gestion approvisionnement et commandes :
- Gestion des nouveaux dossiers clients pour approvisionnement mensuel
- Passation et réception des commandes mensuelles après validation du Responsable d'Exploitation
- Qualité hygiène et environnement :
- Elaboration de l'arbre des causes en cas d'accident sous la supervision de RHQSE
- Diffusion des fiches de poste / chantier en collaboration avec le service RH du Groupe
- Accueil sécurité
- Mise à jour du DUERP en collaboration avec le service QHSE du Groupe
- Supervision des contrôles règlementaires (habilitations des salariés et des infrastructures)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Aptitudes à bien communiquer à l¿écrit et à l¿oral - Souhaité
• Bon esprit de synthèse - Souhaité
• Bonnes qualités rédactionnelles - Souhaité
• Capacités relationnelles - Souhaité
• Connaissance de la tenue du secrétariat - Souhaité
• Maîtrise des logiciels informatiques - Souhaité
• Respect de la confidentialité - Souhaité

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1748,00 Euros sur 12 mois