Assistant(e) de direction ou Assistant(e) administratif(ve) et RH (H/F)

Nous recherchons un(e) assistant(e) pour gérer les dossiers quotidiens de la vie de la structure et notamment dans le cadre des services généraux, soutien RH, comptabilité privée (sachant qu'un cabinet comptable gère la saisie comptable et réalise les bilans).
Une expérience confirmée sur le même type de poste est indispensable, de préférence en association ou collectivité publique ou territoriale.

A l'aise avec les tableaux de bords et l'outil informatique, vous serez amené(e) à :

Assurer un suivi administratif
- Constituer et mettre à jour les dossiers
- Transmettre les informations administratives aux organismes partenaires
- Organiser les invitations et les convocations

Organiser la gestion administrative de la structure
- Rédiger des documents administratifs
- Planifier, assurer la logistique
- Gérer des emplois du temps
- Effectuer des travaux administratifs

Plus précisément, vous pourrez :
- Être en charge de toutes les opérations administratives
- Traiter le courrier, organiser les réunions, réaliser des PowerPoint
- Organiser les évènements internes
- Gérer les dossiers de subventions (demandes, suivis, bilans et dépôt des bilans) et recherche de nouvelles recettes.

Communication interne et externe
- Gérer les appels en provenance des services de l'Etat (Préfecture, DDETS..), des Mairies et Communautés de communes, des partenaires et entreprises, et des fournisseurs.
- Rédiger des synthèses et des reportings
- Elaborer et présenter des bilans et des rapports

Services généraux
- Gérer la logistique et les achats
- Négocier et planifier avec les fournisseurs
- Suivre des contrats (téléphonie, internet, copieurs .)

Gestion comptable (Cabinet comptable en charge de la saisie et bilans)
- Contrôler les factures et les mettre en paiement et classement
- Reporting (tableaux de suivi)
- La connaissance des marchés publics est un plus

Vie de la structure
- Assurer le suivi des instances délibératives (Conseil d'Administration, Assemblées Générales)
Le poste comporte des contraintes temporelles liées : - aux agendas de l'équipe de Direction - au caractère cyclique des activités : Assemblée Générale, Conseil d'Administration, Commissions statutaires...

De formation de niveau III minimum dans le domaine administratif ou possédant une expérience significative, vous avez une bonne connaissance des normes rédactionnelles et des règles de mise en page, une maitrise parfaite du français pour les échanges par mail, téléphone et courrier et une bonne connaissance des techniques de communication.
Vous maitrisez également la suite Office 365.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Respect de la confidentialité - Exigé

Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros sur 12 mois