Assistant(e) de direction (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

Dans le cadre d'une absence temporaire d'un salarié, le Service des Relations Internationales de l'Université recrute en CDD de 4 mois un(e) Assistant(e) de Direction à temps plein.

MISSIONS PRINCIPALES
Missions en lien avec la Région AURA
- Gestion et suivi des bourses régionales de mobilité internationale (BRMI) : validation des documents en ligne, suivi des dossiers,
- Gestion du budget annuel pour la BRMI en lien avec une commission universitaire : récolte des demandes de quota des unités, coordination et répartition des dépenses, suivi du budget,
- Participation aux réunions semestrielles pour l'Agenda Territorial de la Région.

Programme Erasmus + :
- Coordination des projets KA171 (Mobilité Internationale de Crédits) au sein de l'université : information auprès des unités, récolte et relecture des projets en lien avec la Direction, suivi des budgets,
- Organisation des Erasmus Days une fois par an : veille en lien avec les priorités du programme à mettre en avant, organisation logistique et technique de l'évènement, communication.

Appui à la gestion de la mobilité sortante :
- Suivi du label profil international en lien avec le DFH : organisation de réunions, travail sur les aspects communication du projet,
- Suivi de la procédure Mobilité en Oregon : coordination des différentes parties au projet, communication, organisation du temps d'information, récolte des candidatures, communication des résultats,
- Organisation du Midi International (temps d'information sur la mobilité internationale) deux fois par an : Mobilisation des coordinateurs, réservation des espaces et du matériel nécessaire, communication autour de l'évènement.

Implémentation du Programme informatique Mobility Online :
- Coordination de la mise en place du programme informatique Mobility Online : accompagnement des collaborateurs de l'université à la découverte du nouvel outil, contacts avec le prestataire de service.
Ces tâches sont susceptibles d'être complétées par des missions d'appui en fonction des besoins du service, notamment :
- Appui à l'accueil des étudiants internationaux,
- Appui à la gestion des conventions hors Erasmus +,
- Organisation d'évènements du service.

PROFIL
- Formation Bac + 2 minimum,
- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique),
- Bonne maîtrise de l'anglais,
- Rigueur, fiabilité, organisation, autonomie,
- Sens de l'accueil relationnel, capacité d'adaptation aux différents publics,
- Capacité à travailler en équipe.

Prise de fonction : 15 novembre 2023

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2018,34 Euros à 2018,35 Euros sur 12 mois