Assistant-e de direction et administratif (H/F)

MISSIONS

Appui à la directrice de l'association:
Gestion de l'agenda et des prises de rendez-vous ;
Organisation des déplacements et des événements professionnels.

Appui administratif aux projets:
Constituer les dossiers administratifs pour le montage de demandes de subventions, et suivi des subventions obtenues (reporting) ;
Concevoir des tableaux de bord ;
Organisation de réunions ;
Transmettre des documents aux partenaires ;
Classer les documents, informations et le fonds documentaire d'une activité (archivage, numérisation ) ;
Mise à jour et suivi de la base de contacts ;
Le suivi du chrono administratif et financier ;
Le suivi de l'exécution administrative des commandes et marchés de l'association : demande de devis, préparation de l'analyse des offres, préparation et notification des engagements, mise au point des dossiers d'engagements et de paiements des factures.

Assistance à la gestion administrative des ressources humaines:
Suivi des heures travaillées par projet ;
Suivi arrêt maladie ;
Envoi à la comptable des décomptes de jours travaillés pour édition des fiches de paie.

Autres missions:
Réception du courrier et des commandes ;
Réception des mails et des appels et redirection vers les personnes ressources.


PROFIL RECHERCHÉ
Connaissance en logiciel de gestion budgétaire et de comptabilité analytique ;
Attrait marqué pour le milieu associatif et l'environnement ;
Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ;

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération En fonction de l'