Assistant(e) de direction - DRHDS - OFII (H/F)

L'Office français de l'immigration et de l'intégration (OFII) est
le seul interlocuteur des étrangers dans leurs démarches d'intégration.
5 missions :
- l'accueil et l'intégration,
- l'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile,
- l'aide au retour et à la réinsertion,
- l'immigration professionnelle,
- l'admission au séjour des étrangers malades.

Le/la titulaire du poste sera chargé(e) du secrétariat de la directrice et de ses adjointes, du soutien à la direction, et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes. Il/elle effectuera les tâches administratives inhérentes à la fonction en se conformant aux process de l'OFII. ll/elle assurera également le suivi du courrier de l'ensemble des bureaux de la direction.
Secrétariat :
- Photocopier, classer et archiver les documents de la directrice et de ses adjointes
- Rédiger, saisir et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage électronique
- Assurer le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
- Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
- Préparer les aspects logistiques des instances sociales (mise à disposition de l'ensemble des documents : ordre du jour, convocation, rapports aux participants dans les délais réglementaires)
- Préparer les dossiers pour les réunions et déplacements de la DG et de la Directrice des ressources humaines (relatifs aux sujets RH)
- Gérer et assurer le suivi du courrier de la direction
- Veiller à la circulation de l'information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre
- Gérer les fournitures et matériels de la direction et éviter les ruptures de stocks

Organisation et gestion :
- Gérer les appels pour la directrice, prendre les messages et fournir un premier niveau d'information, les orienter dans leurs démarches
- Gérer l'agenda de la directrice, ses déplacements et l'accueil de ses interlocuteurs
- Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l'accueil des visiteurs du service
- Organiser les déplacements des personnels du service

Horaires : 35H52 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1831,00 Euros sur 12 mois