Assistant (e) de direction/coordination administrative (H/F)

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) qui sera en charge d'assurer le secrétariat du Président et des élus, d'assurer la gestion administrative de la collectivité et la gestion du conseil communautaire.

Détails des missions :

- Assurer le secrétariat du Président et des élus

- Gestion de l'agenda du Président et des élus avec une optique de priorisation et d'optimisation du temps
- Organisation des rendez-vous, des réunions de la présence à des événements
- Gestion des réunions, rédaction des réponses aux sollicitations
- Suivi des dossiers du Président et des élus, diffusion des informations nécessaires aux réunions et prises de décision

- Assurer la gestion et la coordination administratives de la collectivité :

- Accueil physique et téléphonique de la collectivité
- Gérer les courriers entrants et sortants (traitement, diffusion, classement, archivage)
- Suivi administratif des dossiers et rédaction de conventions, courriers, mails, compte-rendus, notes, convocations au bénéfice des différents pôles de la collectivité/renseigner les tableaux de suivi et bases de données
- Assurer le suivi des dossiers et projets en cours entre les différents services de la collectivité et participer à leur coordination
- Planifier la gestion des locaux et des équipements de la collectivité
- Gérer les commandes de matériel, produits d'entretien et de bureautique pour l'ensemble des services
- Gérer les plannings de l'ensemble des services

- Assurer l'organisation du conseil communautaire

- Gérer le logiciel Assemblée -A.GE.D.I - convocations, collecte et mise en forme des délibérations, envoi dématérialisé, rédaction des compte-rendus, suivi des dossiers correspondants

Missions complémentaires

- Communication institutionnelle : mise à jour du site internet et insertion d'actualités
- Rédaction de documents de communication, de bulletins d'information et gestion des réseaux sociaux



PROFIL RECHERCHE
Expérience indispensable en collectivité
Disposer d'une bonne connaissance de l'environnement territorial
Parfaite maîtrise des outils bureautique et de communication

Lieu de travail : Locaux de la collectivité à Sarp (65370)
et territoire de la collectivité

Horaires : 35H Travail le samedi

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Rédiger des supports d'information, compte-rendu. - Exigé
• Animer développer des relations partenariales - Exigé
• Gestion de stock documentation - Exigé
• Qualités rédactionnelles maitrise orthographe - Exigé
• Utilisation d¿outils informatiques collaboratifs - Exigé
• gestion administrative d'un service - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Espagnol - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération 1 700 net selon profil