ASSISTANT(E) DE DIRECTION - CABINET DU MAIRE (H/F)

Organiser l'agenda et de prendre les rendez-vous du maire et des élus.
- Accueil physique et téléphonique, réception, filtres et transmission des appels en analysant le degré d'urgence des informations à transmettre,
- Réception, ventilation du courrier et suivi des demandes et des réclamations des administrés,
- Rédaction et frappe des courriers et courriels
- Préparation et suivi des réunions
- Réaliser la revue de presse
- Assurer les ordres de mission et les remboursements de frais des élus
- Organiser les départs en formation des élus (inscriptions, réservations, missions )
- Organisation des réceptions officielles et des commémorations organisées par la commune
- Contact avec les élus concernés, les services et les partenaires extérieurs
- Gestion de l'intendance et de la logistique
- Élaboration des déroulés des cérémonies
- Élaboration et suivi du budget du service cabinet du maire y compris l'engagement comptable
- Assurer la suppléance avec le poste d'assistante de la vie institutionnelle sur les missions suivantes :
- Organisation et suivi du conseil municipal (convocations, transmissions au contrôle de légalité )
- Rédaction des arrêtés municipaux
- Rédaction de courriers à la demande de la Direction Générale des services

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 1900,00 Euros sur 12 mois