Assistant(e) d'Institut (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

Dans le cadre de la constitution d'une nouvelle équipe scolarité, l'ESDES recrute deux Assistant(e)s d'Institut Scolarité.

Mission principale :
Assurer la gestion de scolarité des formations de l'unité dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)
Gérer en équipe et en collaboration avec l'équipe programme, la scolarité et l'administration pédagogique de promotions d'étudiants.
Gestion des dossiers de réinscription des étudiants (initial et/ou alternance),
Gérer les conventions de formation pour les contrats de professionnalisation,
Assurer le contact quotidien, la transmission d'informations et de documents pour les étudiants,
Constituer les groupes d'étudiants en début d'année,
Préparer les réunions de rentrée,
Gérer l'édition et la remise des cartes étudiants,
Organiser la formation sur le plan logistique : organisation des évaluations en lien avec la direction des programmes, organisation des surveillances, récupération des sujets et des supports, saisie des notes d'examen et vérification de la saisie des notes de contrôle continu, organisation des rattrapages,
Gestion des jurys pédagogiques et/ou de diplomation : vérification des listes étudiants, vérification des notes, préparation du calendrier des jurys et remises de notes, préparation des tableaux pour délibération, rédaction des PV, édition et diffusion des bulletins, remise des diplômes,
Gérer les absences et les émargements : préparer les fiches d'émargement, contrôler et archiver les fiches, vérifier la saisie des absences par les enseignants, récupérer les justificatifs d'absence, saisir les absences dans le livret électronique des alternants, diffuser les informations à la direction des programmes,
Générer des extractions nécessaires au bon fonctionnement d'autres services.

Outils spécifiques :
Utilisation des logiciels SYNERGIE (gestion pédagogique), SPARC (inscriptions en ligne), ADE SOFT (logiciel de planification), MOODLE (pédagogie en ligne).

Profil
À l'aise avec l'outil informatique,
Sens du service développé,
Esprit d'équipe,
Capacités d'adaptation,
Pratique professionnelle de l'anglais (écrit et oral).

Formation : Bac + 2, le candidat/la candidate justifie d'une expérience de minimum 2 ans en Assistanat polyvalent au sein d'une Institution d'enseignement supérieur. Il/elle affectionne tout particulièrement ce domaine et est sensible à ce secteur.
Prise de fonction : à compter du 01.10.2023
Rémunération : selon le profil

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon le profil