Assistant(e) d'Institut (H/F)

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.

Dans le cadre d'un remplacement, en collaboration avec les Directeurs du pôle, les Directeurs adjoints, les Responsables pédagogiques, et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U.

Principales missions Accueil, Scolarité :
- Assurer l'accueil du public (étudiants, intervenants) et le standard téléphonique,
- Assurer la transmission de l'information,
- Gérer administrativement la scolarité des étudiants (inscriptions, saisie des notes, traitement des feuilles d'émargement, suivi des absences sur le logiciel Synergie ),
- Organiser les rentrées,
- Organiser les examens et les jurys,
- Assurer la gestion financière des étudiants (facturation, encaissement ),
- Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents ),
- Missions : suivi du budget Techlaw clinics, référente Qualiopi pour la faculté de droit, suivi du Bilan Pédagogique et Financier.

Profil
- Bon relationnel,
- Adaptabilité et polyvalence,
- Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat,
- Adaptation aux outils internes,
- Compétences rédactionnelles,
- Compétences en accueil physique,
- Compétences en accueil téléphonique.
- Bon niveau d'Anglais

A pourvoir dès que possible

Horaires : 36H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Langues

Anglais - Souhait?

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1870,65 Euros à 1870,66 Euros sur 12 mois